Информационные порталы давно стали незаменимым инструментом для современного HR. Они не только облегчают жизнь специалистам, но и делают компанию документооборот эффективнее, а для сотрудников компания становится привлекательнее из-за удобства оформления и поиска нужной информации. Благодаря автоматизации рутинных задач, улучшенному взаимодействию и снижению затрат, HR-отделы получают больше времени и ресурсов для стратегического развития и повышения производительности всей организации. Но какие именно преимущества и вызовы привносят информационные порталы в работу компании?

Например: до внедрения информационных порталов процессы оформления отпусков, больничных и других рабочих моментов были дольше и утомительнее. Сотрудник заполнял бумажный бланк заявки, который затем передавался руководителю на подпись. После одобрения документ отправлялся в HR-отдел для внесения изменений в базу данных. Весь этот цикл занимал до нескольких дней. Кроме того, сотрудники часто обращаются к HR с вопросами о правилах компании, корпоративных стандартах и других внутренних регламентах. Это создавало дополнительную нагрузку на отдел или сотрудника, занимая рабочее время.

С информационным порталом сотрудник подает заявку онлайн через личный кабинет. Система автоматически направляет уведомление руководителю, который одобряет или отклоняет запрос одним кликом. Данные сразу же попадают в базу, исключая ручную обработку. И время сокращается с нескольких дней до пары часов.

Другой частый пример: корпоративные вики и сайты. Актуальные документы и регламенты, версии политик, процедур и инструкций доступны там. Каждый сотрудник находит нужные сведения самостоятельно, не отвлекая коллег.

Также, традиционный бумажный документооборот требует много ресурсов: бумага, принтеры, архивы. Хранение и поиск нужных документов занимают немало времени. Переход на электронный документооборот и информационные порталы сделал возможным хранить все документы в цифровом формате — их легко искать и управлять через портал. 

Кроме того, по открытым данным можно составить следующую статистику по результатам внедрения интранет-порталов:

• Увеличение вовлеченности сотрудников в процессы до 80%.
• Увеличение обмена знаниями и информацией внутри компании на 45%.
• Увеличение единовременного выхода сотрудников на адаптацию в 4 раза за счет автоматизации онбординга.

Кейсы по опыту российских компаний:

• Автоматизация онбординга может увеличивает единовременный выход сотрудников на адаптацию в 4 раза, при этом HR-отдел остаётся в прежнем составе, как в кейсе девелоперской компании ФСК.
• Сокращение запросов в HR-отдел от новых сотрудников на 40% при использовании удобного формата обучения и онбординга на единой платформе, как в IT-компании в сфере транспорта «Урбантех».
• Создание корпоративного университета на интранет-портале позволяет обучить 33 000 сотрудников и сократить расходы на офлайн-обучение, как в компании DNS.

Эффективность работы HR-отдела напрямую влияет на успех всей компании. Однако традиционные подходы к управлению персоналом часто сталкиваются с проблемами, такими как высокие затраты времени на рутинные операции, сложность в управлении большими объемами данных и недостаточная внутренняя коммуникация. Информационные порталы становятся решением этих проблем, предлагая комплексные инструменты для оптимизации процессов и улучшения взаимодействия с сотрудниками.

Подробнее о пользе информационных порталов:

• Автоматизация рутинных процессов

Автоматизация рутинных операций, таких как ведение документации, расчет заработной платы, учет рабочего времени и управление отпусками. Это помогает HR-специалистам сосредоточиться на стратегических задачах, таких как развитие персонала и улучшение корпоративной культуры.

• Улучшение коммуникации

Порталы создают централизованное хранилище информации, доступное всем сотрудникам в любое время и из любого места. Это упрощает обмен информацией между отделами и помогает оперативно решать вопросы. Сотрудники также могут обсуждать рабочие вопросы и делиться идеями в чате, что укрепляет командный дух и улучшает взаимодействие внутри коллектива.

• Повышение вовлеченности сотрудников

Возможность самостоятельно выбирать курсы и тренинги повышает мотивацию сотрудников и помогает развиваться профессионально. Кроме того, через портал можно проводить опросы и собирать обратную связь, что помогает HR-отделу лучше понимать потребности и ожидания работников. А встроенная система LMS помогает быстро обучать и адаптировать сотрудников, помогая чувствовать себя мотивированными.

• Аналитика и отчетность

Современные информационные порталы оснащены инструментами аналитики, которые позволяют HR-специалистам отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI), такие как текучесть кадров, производительность труда и уровень удовлетворенности.

• Поддержка удаленной работы

В условиях пандемии COVID-19 часть компаний перешли на удаленный режим работы. Информационные порталы стали необходимым инструментом для поддержания связи между сотрудниками и руководством. Они помогают организовывать видеоконференции, обмениваться файлами и координировать работу распределенных команд.

Решение основных проблем HR

Высокая нагрузка на персонал, трудности в управлении данными и сложности в коммуникации — это лишь некоторые из проблем, с которыми сталкивается современный HR-отдел. Внедрение информационных порталов помогает эффективно справляться с этими вызовами:

1. Оптимизация нагрузки: Автоматизация рутинных процессов снижает нагрузку на HR-специалистов, позволяя сконцентрироваться на важных задачах.
2. Упрощение управления данными: Централизованное хранение и удобная система поиска делают работу с данными о сотрудниках проще и быстрее.
3. Улучшение коммуникации: Единая платформа для общения и обмена информацией устраняет барьеры между отделами и сотрудниками, способствуя лучшей координации и сотрудничеству.
4. Поддержка удаленной работы: Информационные порталы создают эффективное взаимодействие и координацию работы даже в условиях дистанционного режима.

Процесс внедрения информационных порталов в HR-отделы сопряжен с рядом трудностей, которые замедляют или усложняют успешное внедрение новых технологий. Какие есть вызовы, с которыми сталкиваются компании при внедрении информационных порталов и какие стратегии преодоления?

Сопротивление изменениям

Многие сотрудники привыкли к традиционным методам работы и могут сомневаться в надобности новых технологий. Это сопротивление может проявляться в недоверии к нему или недостаточной мотивации к обучению.

Для преодоления этого вызова важно подчеркнуть, как использование портала упростит повседневные задачи и сделает работу эффективнее. Регулярные тренинги и поддержка также помогут ускорить адаптацию к новому инструменту.

Высокая стоимость внедрения

Внедрение информационных порталов несет финансовые затратами, которые включают покупку программного обеспечения, настройку и интеграцию с существующими системами. 

Чтобы минимизировать финансовые риски, проведите тщательное планирование бюджета и выберите решение, соответствующее масштабам и потребностям компании. Возможно, стоит рассмотреть варианты поэтапного внедрения, начиная с базовых функций и постепенно расширяя возможности портала по мере роста потребностей.

Технические и организационные трудности

Интеграция нового инструмента с существующей IT-инфраструктурой требует усилий и времени. Возможны проблемы совместимости программного обеспечения, ошибки в работе системы и другие технические сбои.

Поэтому, для преодоления технических и организационных трудностей важно привлекать квалифицированных специалистов, обладающих опытом в области внедрения информационных систем. Четкое планирование и тестирование на каждом этапе внедрения помогут избежать большинства ошибок и проблем.

Необходимость обучения персонала

Даже самый совершенный информационный портал окажется бесполезным, если сотрудники не будут уметь им пользоваться. Обучение персонала — важный этап внедрения, который требует времени и ресурсов. Некоторым работникам потребуется дополнительное время для освоения новой системы, что временно снизит их производительность.

Чтобы облегчить процесс обучения, важно сделать процесс доступным и удобным для всех категорий сотрудников, учитывая разные уровни технической грамотности. Организуйте онлайн-курсы, вебинары или создайте пошаговые руководства, доступные сразу в интерфейсе портала.

Внедрение информационных порталов — необходимое мероприятие для оптимизации работы с персоналом, однако оно несет в себе и риски тоже. Неправильный выбор поставщика решений, отсутствие должного обучения сотрудников или недостаточное тестирование могут привести к неудачам и дополнительным затратам. Однако, 62% HR-специалистов российских компаний согласны с тем, что автоматизация HR-процессов повышает эффективность подбора персонала.

Как минимизировать риски и сделать процесс внедрения результативным и безболезненным для бизнеса:

Правильный выбор поставщика решений

Первый и самый критичный из шагов — выбор подходящего поставщика информационных порталов. От этого зависит успех всего проекта. Рекомендуется обратить внимание на следующие моменты:

1. Опыт и репутация: Изучите портфолио и отзывы клиентов выбранного поставщика. Убедитесь, что у компания уже работала с проектами аналогичного масштаба и отрасли.
2. Функциональность продукта: Проверьте, соответствует ли предлагаемое решение конкретным нуждам и целям. Учитывайте возможность настройки и интеграции с существующими системами.
3. Техническая поддержка: Узнайте, какая техническая поддержка предоставляется после внедрения. Надежная и оперативная помощь крайне важна для устранения возможных проблем.
4. Стоимость и условия: Оцените полную стоимость владения продуктом, включая лицензии, обслуживание и обновление. Убедитесь, что условия контракта понятны и приемлемы.

Проведение пилотного проекта

Перед полным развертыванием информационной системы рекомендуется провести пилотный проект. Это позволит протестировать функциональность портала в реальных условиях и выявить возможные проблемы до начала массового использования. Пилотный проект включает следующие этапы:

1. Выбор тестовой группы: Определите небольшую группу сотрудников, представляющих различные отделы и уровни квалификации.
2. Тестирование функционала: Дайте пользователям возможность поработать с системой в течение определенного периода времени, оценивая удобство использования, скорость работы и соответствие заявленным функциям.
3. Сбор отзывов: Собирайте обратную связь участников пилота, фиксируйте замечания и предложения по улучшению.
4. Анализ результатов: Проанализируйте полученные данные и внесите необходимые корректировки перед полномасштабным запуском.

Обучение сотрудников

Фактором успеха внедрения информационных порталов является качественная подготовка и обучение сотрудников. Без достаточного уровня знаний и навыков пользователи испытают трудности при работе с системой, что приведет к снижению эффективности. Рекомендуется следовать следующим рекомендациям:

1. Разработка учебных материалов: Подготовьте подробные инструкции, видеоролики и онлайн-курсы, объясняющие основные функции и особенности работы с порталом.
2. Проведение тренингов: Организуйте очные или дистанционные занятия для сотрудников, для обсуждения вопросов и получения практических навыков работы с системой.
3. Создание базы знаний: Разместите учебные материалы и FAQ на внутреннем сайте компании, чтобы сотрудники обращались к ним в любое время.
4. Постоянная поддержка: Назначьте ответственных лиц, которые будут помогать коллегам в случае возникновения вопросов или проблем.

Проведение регулярных ревизий процессов

После конечного внедрения информационных порталов важно не останавливаться на этом этапе. Регулярная ревизия процессов и оценка результативности использования системы помогут выявлять узкие места и вносить необходимые улучшения. Следующие шаги помогут поддерживать высокий уровень эффективности:

1. Мониторинг использования: Анализируйте статистику посещений и активности пользователей, чтобы определить, насколько часто используется портал и какие функции требуют доработки.
2. Оценка удовлетворенности: Проводите периодические опросы среди сотрудников, чтобы узнать мнение о работе с порталом и собрать предложения по улучшению.
3. Обновления и улучшения: Вносите изменения и дополнения в систему на основе полученного фидбэка и отзывов пользователей. Добавляйте новые модули, интегрируйте с другими системами или модернизируйте интерфейс.
4. Аудит безопасности: Периодически проверяйте безопасность системы, обновляйте пароли и следите за соблюдением политики конфиденциальности.

Современные тенденции, такие как искусственный интеллект (ИИ), аналитика данных и облачные технологии, меняют способы управления персоналом и взаимодействия с сотрудниками. В будущем эти инновации станут необходимыми для поддержания конкурентоспособности компаний. Компании уже внедряют data-driven подход, анализируя данные для принятия стратегических решений. А 67% компаний в мире используют ИИ для автоматизации подбора персонала.

Искусственный интеллект в HR

Применение ИИ начинается от подбора кандидатов и заканчивается управлением талантами. Например, нейросети анализируют большие объемы данных о кандидатах, выявлять лучших претендентов и предлагать персонализированные рекомендации. В дальнейшем ИИ будет играть роль и в создании индивидуальных планов развития сотрудников, автоматическом подборе тренингов и оценке эффективности.

Аналитика данных для принятия решений

Использование больших данных и продвинутых аналитических инструментов становится стандартом для HR-отделов. Эти технологии помогают компаниям глубже понимать поведение и потребности сотрудников, предсказывать текучесть кадров и реагировать на изменения. В будущем аналитика данных станет основой для разработки стратегий удержания талантов, планирования карьерного роста и оптимизации расходов на персонал.

Облачные технологии и мобильность

Переход на облачные платформы уже стал нормой как для больших, так и маленьких компаний, и эта тенденция сохранится в будущем. Облачные HR-системы предлагают доступ к данным и инструментам из любой точки мира, что особенно актуально в условиях удаленной работы. Мобильные приложения, интегрируемые с информационными порталами, позволят сотрудникам получать доступ к нужной информации и выполнять задачи вне офиса, повышая гибкость и продуктивность.

Чат-боты и виртуальные ассистенты

Виртуальные помощники становятся незаменимыми в HR-процессах. Они отвечают на частые вопросы сотрудников, помогать с оформлением документов, бронированием отпусков и по другим частым вопросам. В будущем чат-боты будут становиться умнее и способны выполнять более сложные задачи, такие как консультирование по вопросам карьеры или предоставление рекомендаций по развитию компетенций.

Иммерсивные технологии

Виртуальная реальность (VR) и дополненная реальность (AR) начинают проникать в HR-практику. Эти технологии используются для проведения тренингов, симуляций сложных ситуаций и оценки профессиональных навыков. В будущем VR и AR будут применяться для создания реалистичных и результативных программ обучения, а также для привлечения и отбора кандидатов.

Информационные порталы улучшают и упрощают работу HR-отделов, автоматизируют рутинные процессы, повышают внутреннюю коммуникацию и вовлеченность сотрудников. Они помогают оптимизировать нагрузку, улучшить управление данными и поддержать удаленную работу. Несмотря на вызовы, связанные с внедрением — правильный выбор поставщиков, проведение пилотных проектов, обучение сотрудников и регулярная ревизия процессов помогают преодолеть трудности и добиться пользы от цифровых инструментов.

Как сделать первые шаги к цифровизации:

1. Оцените текущие процессы: Проанализируйте, какие задачи наиболее трудоемки и требуют автоматизации.
2. Выберите подходящий инструмент: Исследуйте рынок и определите поставщика, соответствующего потребностям вашей компании.
3. Начните с малого: Запустите пилотный проект для тестирования возможностей портала.
4. Инвестируйте в обучение: Организуйте тренинги и создайте базу знаний для сотрудников.
5. Регулярно мониторьте результаты: Следите за использованием портала и собирайте обратную связь для постоянного улучшения.

Цифровизация HR — это шаг к повышению эффективности и конкурентоспособности. Оставьте заявку и мы обсудим проект по создание портала для вашей компании!