Удаленная работа уже давно стала новой реальностью для многих компаний, особенно после пандемии COVID-19. И отделы продаж оказались одними из тех, кто столкнулся с новыми трудностями при переходе к гибридным и полностью дистанционным форматам работы. Опросы показывают, что положительно к такому графику работы относятся и сами сотрудники — некоторые даже готовы потерять в зарплате ради перевода на удаленку. 82% опрашиваемых отмечают удобство удаленной работы, а к концу 2024 года примерно 60% компаний предоставили своим сотрудникам выбор такого формата.

Управление удаленными сотрудниками требует тщательного подхода к таким аспектам, как коммуникация, тайм-менеджмент, технические сложности и мотивация персонала. Однако, внедрение современных технологий связи, систем управления проектами и установка четких целей могут помогают преодолеть эти вызовы.

Но кроме удаленки существует еще и гибридная модель — сочетание посещения офиса и работы удаленно. Это нередко создает определенные сложности, так как сотрудники находятся в разных условиях. Например, часть команды работает из дома, где могут возникать отвлекающие факторы, такие как домашние дела, дети или шум от соседей. Остальные же, или гибридные команды, продолжают работать в офисе, и лично взаимодействуют с коллегами и руководством.

Контроль процессов и координация

Одним из главных вызовов — контроль за выполнением задач и соблюдением рабочих процессов. В офисе руководитель может легко наблюдать за работой своих подчиненных, но в удалённом формате это сложнее. Поэтому важно использовать современные инструменты для мониторинга производительности, такие как CRM-системы, тайм-трекеры, планеры и другие цифровые платформы.

Кроме того, наладить четкую систему коммуникаций между членами команды. Регулярные видеоконференции, мессенджеры и электронная почта помогут поддерживать связь и координировать работу даже на расстоянии.

Мотивация и вовлеченность

Удаленный режим работы нередко негативно сказывается на уровне мотивации сотрудников. Отсутствие личного контакта с коллегами и руководством, недостаток обратной связи и ощущение изоляции могут привести к снижению продуктивности. Поэтому одной из ключевых задач руководителя — поддержание высокой вовлеченности и мотивации команды. Для этого внедряются системы поощрений, проводить регулярные встречи для обсуждения успехов и проблем (так называемые self review), а также организовывать корпоративные мероприятия онлайн, чтобы укрепить командный дух.

Особенности управления в условиях полной удаленки

Полностью удаленная команда требует еще большего внимания со стороны руководства. Здесь отсутствуют привычные механизмы взаимодействия, такие как личные встречи и совещания. Все процессы должны быть максимально автоматизированы и стандартизированы.

За чем нужно следить:

Поддержание дисциплины и ответственности

Когда сотрудники работают из дома, возрастает риск снижения дисциплины и ответственности. Важно установить четкие правила и ожидания относительно рабочего времени, выполнения задач и соблюдения дедлайнов. Руководитель должен регулярно проверять выполнение планов и давать обратную связь по результатам 

работы.

Обучение и развитие

Еще одним аспектом является обучение и профессиональное развитие сотрудников. В условиях удаленки доступ к тренингам и семинарам можно организовать через онлайн-курсы, вебинары и мастер-классы, которые помогут сотрудникам повышать квалификацию и оставаться конкурентоспособными.

Психологический комфорт

Не стоит забывать и о психологическом комфорте сотрудников. Удаленная работа может вызывать стресс и выгорание, поэтому важно уделять внимание эмоциональному состоянию команды. Регулярное общение, поддержка и создание благоприятной атмосферы внутри коллектива помогут снизить уровень стресса. Многие компании внедряют корпоративный маркетинг, чтобы закрыть этот аспект. Проводят неформальные встречи онлайн, квизы и брейн-штормы.

Хотя удаленная работа и стала новой нормой для многих компаний, однако принесла с собой целый ряд трудностей, связанных с управлением персоналом. 

Потеря прозрачности рабочих процессов

Одна из самых распространенных проблем заключается в том, что руководителю сложно отслеживать, чем именно занимаются сотрудники в течение дня. В офисе всегда видно, кто над каким проектом работает, кто находится на встрече, а кто пьет кофе. В удаленном формате такой наглядности нет, что приводит к ощущению потери контроля.

Решение: Для повышения прозрачности можно использовать специальные программы для учета рабочего времени и задач, такие как Trello, Asana или Jira. Также полезно проводить регулярные встречи, на которых каждый сотрудник отчитывается о проделанной работе.

Сложности в постановке задач и отслеживании выполнения

Постановка задач и контроль за выполнением становятся сложнее без личного общения. Электронная почта и мессенджеры не всегда передают необходимую информацию, что приводит к недопониманию и ошибкам.

Решение: Использовать четкие и понятные формулировки при постановке задач. Избегать двусмысленностей и недосказанностей. Кроме того, можно внедрить практику регулярных проверок статуса задач, чтобы убедиться, что все идет по плану.

Недостаточная вовлеченность сотрудников

Работая из дома, многие сотрудники чувствуют себя изолированными от коллектива. Это может привести к снижению мотивации и вовлеченности в рабочий процесс. Без живого общения и совместных мероприятий сотрудники могут терять интерес к работе.

Решение: Регулярные онлайн-встречи, на которых сотрудники смогут обсудить не только рабочие вопросы, но и поделиться новостями из личной жизни. Можно также устраивать виртуальные тимбилдинги и другие мероприятия, направленные на сплочение команды.

Трудности в анализе эффективности

Оценить результат работы удаленных сотрудников бывает непросто. Традиционные методы оценки, такие как количество отработанных часов или присутствие на рабочем месте, уже не работают. Нужно искать новые критерии, которые позволят объективно оценить вклад каждого сотрудника в общий результат.

Решение: Разработать систему KPI (ключевых показателей эффективности), которые будут отражать реальные достижения сотрудников. Например, это могут быть выполненные задачи, количество закрытых сделок или положительные отзывы клиентов. Регулярный анализ этих показателей поможет понять, насколько эффективно работает каждая команда и каждый сотрудник.

Отслеживание прогресса, координация работы команды и контроль выполнения задач важные элементы для результативности и слаженной работы бизнес-процессов. В этом контексте помогут специализированные инструменты и платформы.

CRM-системы

Customer Relationship Management (CRM) — основа любого современного бизнеса, занимающегося продажами. Эти системы помогают хранить данные о клиентах, отслеживать историю взаимодействий, планировать встречи и звонки, а также управлять сделками на каждом этапе воронки продаж. 

Пример: менеджер по продажам вносит новую сделку в CRM-систему. Вместо того чтобы переключаться между несколькими окнами, проще сделать это непосредственно из интерфейса программы для гибридного управления. Это ускоряет процесс, а риск ошибок меньше.

Еще можно применять эту систему в работе, например, так: отдел маркетинга использует Google Analytics для анализа трафика на сайте. Эти данные автоматически передаются в платформу аналитики, где объединяются с данными из CRM-системы. Это дает полное представление о том, какие каналы привлечения клиентов работают лучше всего.

Среди популярных CRM-решений выделяются следующие: Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM. Хотя эти системы и довольно популярны, для российского рынка сейчас проще использовать отечественные программы: Битрикс24, AmoCRM, Мегаплан.

Платформы управления проектами

Эффективное управление проектами — важная составляющая успеха команды, особенно когда речь идет об удаленной работе. Программные продукты для управления проектами помогают членам команды совместно работать над задачами, делиться файлами, устанавливать сроки и контролировать выполнение работы. Вот некоторые из них: Trello, ClickUp, Monday.

Пример: директор по продажам назначает задачу менеджеру по подготовке коммерческого предложения для нового клиента. Менеджер получает уведомление о задаче, видит сроки исполнения и может сразу приступить к выполнению, не теряя времени на переписку и уточнения.

Аналоги для России: YouGile, ПланФикс.

Инструменты для коммуникации и коллаборации

Для поддержания связи и обмена информацией используются инструменты для видеоконференций, мгновенной отправки сообщений и сотрудничества в реальном времени. 

Пример: руководитель отдела продаж проводит еженедельное совещание с командой, используя встроенный функционал видеоконференцсвязи. В итоге, все участники видят друг друга, обсуждают текущие вопросы и решают проблемы в режиме реального времени, несмотря на удаленность. Популярные сервисы: Zoom, Slack, Microsoft Teams.

Аналоги для России: Яндекс.Телемост, VK WorkSpace, а также Телеграм, Вконтакте и Whatsapp.

Инструмент геймификации для повышения мотивации

Для создания соревновательной среды среди сотрудников, можно использовать инструменты геймификации. Это поможет повысить мотивацию и вовлеченность.

Функции:

• Создание челленджей и соревнований. Пример: В отделе продаж проводится ежемесячный конкурс на лучшее закрытие сделок. Каждый менеджер получает баллы за каждую успешную продажу, и в конце месяца определяется победитель, который получает бонус.
• Таблицы лидеров и достижений. Пример: В приложении для сотрудников — таблица лидеров, где каждый день обновляются позиции участников конкурса. Это создает здоровую конкуренцию и стимулирует сотрудников работать эффективнее.
• Награды за выполнение задач. Пример: Менеджер, закрывший наибольшее количество сделок за месяц, получает бонус в виде дополнительного выходного дня или подарочного сертификата. Это служит дополнительным стимулом для достижения высоких результатов.

Системы аналитики продаж и мониторинга

Современные инструменты для аналитики собирают и обрабатывать большие объёмы информации, предоставляя ценные инсайты для принятия управленческих решений. Среди таких систем можно выделить: HubSpot, Power BI, Tableau.

Аналоги для России:

• Roistat: Российский инструмент аналитики для маркетинга и продаж. Roistat позволяет отслеживать источники трафика, конверсию, доход и рентабельность рекламных кампаний.
• Метрика: Инструмент веб-аналитики Яндекса, которая предоставляет подробные отчеты о посещаемости сайта, поведении пользователей и источниках трафика.
• 1C-Битрикс: Управление сайтом: Платформа для создания и управления сайтами, которая включает в себя встроенные инструменты для аналитики и отчетности.

Система контроля и оценки звонков

Многие компании используют программы для анализа звонков, чтобы повышать качество обслуживания клиентов. Например, телекоммуникационная компании внедряют такую систему, использующую искусственный интеллект для анализа разговоров. 

Такие системы записывают входящие и исходящие звонки менеджера по продажам. Затем искусственный интеллект анализирует разговоры, выделяя ключевые моменты, такие как упоминание конкурентов, возражения клиентов и т.д. Это помогает понять, какие аспекты общения нуждаются в улучшении.

Функции:

• Запись и анализ звонков с использованием ИИ. Искусственный интеллект выделяет ключевые моменты разговора, помогая выявить проблемные места.
• Автоматическая оценка качества общения. Оценка качества разговоров помогает объективно оценить работу каждого сотрудника.
• Подсказки для улучшения коммуникации с клиентами. Рекомендации по улучшению общения с клиентами повышают уровень обслуживания.

По последним исследованиям, 56% российских компаний используют системы автоматизации для оптимизации операций, что сокращает ручные ошибки и повышает производительность. А 39% крупных компаний внедрили ИИ в бизнес-процессы, используя для анализа данных и прогнозирования рыночных тенденций.

Инвестиции же в цифровую трансформацию достигли более 4 млрд рублей, с ростом инвестиций на 80% за последние четыре года. Это демонстрирует серьезный настрой российского бизнеса на развитие инновационных решений.

Большинство российских компании используют CRM-системы (например, 1С) для автоматизации процессов управления продажами. Эти системы хранят информацию о клиентах, помогают отслеживать взаимодействия с ними и анализировать результаты сделок.

Кроме того, внедрение CRM-систем повышает доходность бизнеса на 50-70% за счет более точного анализа потребностей клиентов и оптимизации маркетинговых кампаний.

Многие известные компании обращаются к инновациям, чтобы сделать работу проще, а результат прибыльнее, например:

X5 Retail Group. Компьютерное зрение.

Торговая сеть «Перекресток» (Х5 Retail Group) использовала технологии компьютерного зрения для оптимизации распределения товара по полкам магазинов. Это помогло повысить доступность продукции на полках во время пиковых нагрузок.

Результат: Внедрение «умных» планограмм увеличило продажи ряда категорий товаров на 3-10%.

СДЭК. Искусственный интеллект.

СДЭК использует ИИ для оптимизации логистических операций — анализа данных о пробках и выстраивания оптимальных маршрутов доставки.

Результаты: Разработка маршрутов оптимизировалась на 15%, что позволило сократить время доставки и операционные затраты.

Для сферы продаж популярность удаленки и гибридных команд стали толчком к развитию новых технологических решений. Какие же инновации ждут в ближайшем будущем и как они повлияют на работу отделов продаж?

Искусственный интеллект (ИИ)

Искусственный интеллект уже сегодня находит широкое применение в продажах. Алгоритмы машинного обучения способны анализировать огромные массивы данных, предсказывать поведение клиентов и помогать менеджерам по продажам принимать взвешенные решения. В будущем ИИ станет ещё умнее и сможет самостоятельно генерировать персонализированные предложения для каждого клиента, основываясь на предпочтениях и истории покупок.

Преимущества ИИ:

• Предсказательная аналитика: анализ прошлых данных для прогнозирования будущих продаж и поведения клиентов.
• Персонализация предложений: автоматическое предложение товаров и услуг, соответствующих интересам и болям конкретного покупателя.
• Оптимизация рабочих процессов: автоматизация рутинных задач, таких как обработка заявок и составление отчётов.

Голосовые помощники и чат-боты

Голосовые помощники и чат-боты уже давно вошли в нашу повседневную жизнь, мы привыкли общаться с ними, ведь эти технологии способны мгновенно отвечать на вопросы клиентов, предоставлять информацию о продуктах и услугах, а также помогать с оформлением заказов. Кроме того, по статистике около 30% покупателей не хотят напрямую взаимодействовать с продавцом. В будущем голосовые помощники станут еще интеллектуальнее и смогут поддерживать полноценные беседы, имитируя человеческое общение.

Преимущества голосовых помощников и чат-ботов:

• Доступность 24/7: круглосуточная поддержка клиентов без необходимости ожидания ответа менеджера.
• Быстрая реакция: мгновенные ответы на частые вопросы и помощь в решении типичных проблем.
• Экономия ресурсов: сокращение нагрузки на персонал, позволяя сосредоточиться на сложных задачах, требующих человеческого участия.

Виртуальная и дополненная реальность (VR и AR)

Виртуальная и дополненная реальность открывают новые горизонты для обучения и мотивации сотрудников. VR-тренинги моделируют реальные ситуации, с которыми сталкиваются менеджеры по продажам, и тренировать навыки общения с клиентами. AR, например, можно использовать для создания интерактивных презентаций продуктов.

Роль VR/AR в удалённых продажах:

• Обучение и тренировки: Виртуальные симуляции для подготовки сотрудников к различным сценариям общения с клиентами.
• Интерактивные презентации: Демонстрация продуктов в виртуальном пространстве, что особенно актуально для сложных или дорогостоящих товаров.
• Поддержание мотивации: Создание захватывающих и вдохновляющих рабочих сред, которые повышают продуктивность.

Кроме того, по исследованиям, внедрение VR увеличивает конверсию онлайн-покупок на 17%, предоставляя потребителям безрисковый сценарий «попробуй перед покупкой».

Сегодня, когда удаленная работа стала популярнее, крайне важно грамотно выбирать и внедрять технологии, которые помогут сотрудникам работать эффективно вне офиса. Рассмотрим шаги, которые помогут сделать правильный выбор и успешно внедрить технологии в команду.

Как выбрать инструменты, соответствующие потребностям компании

Первым шагом к результативному внедрению технологий — правильный выбор инструментов. Чтобы избежать ошибок и разочарований, обратите внимание на следующие рекомендации:

Определите цели и задачи

Четко сформулируйте, каких целей хотите достичь, используя технологии для удаленной работы. Например: улучшение коммуникации между сотрудниками, оптимизация рабочих процессов, повышение уровня безопасности данных или автоматизация рутинных задач. Понимание целей поможет сузить круг возможных вариантов и выбрать те инструменты, которые принесут пользу бизнесу.

Оцените текущие процессы

Проведите аудит текущих процессов в команде. Обратите внимание на то, какие задачи выполняются вручную, где возникают задержки и ошибки, и какие области нуждаются в автоматизации. Это поможет выявить слабые места и определить, какие технологии решат проблемы.

Изучите доступные варианты

Исследуйте доступные инструменты, сравните характеристики, цены и отзывы пользователей. Уделите внимание отзывам компаний, схожих по размеру и отрасли. Обратите внимание на инструменты, специально предназначенные для удаленной работы, такие как системы для видеоконференций, облачные хранилища данных и платформы для совместной работы.

Проверьте совместимость

Убедитесь, что выбранные технологии совместимы с существующими устройствами и программным обеспечением. Если решения конфликтуют, это приведет к дополнительным расходам и задержкам в процессе внедрения.

Рассмотрите стоимость владения

Помимо первоначальных затрат на покупку лицензий, учтите стоимость поддержки, обновления и обучения персонала. Некоторые решения потребуют немалых вложений в долгосрочной перспективе, поэтому важно учитывать полную стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO).

Готовая разработка или индивидуальная?

Многие компании начинают путь с использования готовых решений. Эти инструменты разработаны для широкого круга пользователей и оснащены стандартными функциями. Однако, их трудно адаптировать под специфические нужды компании. Даже если удастся найти подходящее решение, будут нужны доработки, что сведёт на нет изначальные преимущества скорости и экономии.

Компании, выбравшие подход индивидуальности, сохраняют полный контроль над процессом разработки и дальнейшей поддержкой. Не нужны будут сторонние поставщики, а реагировать на изменения в технологиях и процессах получится быстрее. Кроме того, индивидуальная разработка позволяет компании самостоятельно определять приоритеты и темпы изменений, что делает ее независимой от внешних факторов.

Этапы внедрения технологий в удаленный отдел продаж

Процесс внедрения технологий состоит из нескольких этапов, каждый из которых важен для желаемого результата.

• Планирование

Начните с детального плана внедрения. Определите сроки, бюджет, необходимые ресурсы и ответственных лиц. Учтите возможные риски и подготовьтесь к устранению. При планировании учтите особенности удаленной работы, такие как доступность интернета и технические ограничения устройств сотрудников.

• Тестирование

Перед полным внедрением проведите пилотное тестирование выбранного решения. Это позволит выявить потенциальные проблемы и скорректировать план внедрения. Включите в тестовую группу представителей разных уровней и ролей, чтобы получить всестороннюю оценку.

• Внедрение

После тестирования приступайте к полному внедрению. Начните с базовых модулей и постепенно расширяйте функционал. Это минимизирует риски и облегчит адаптацию сотрудников.

• Мониторинг и оценка

Регулярно оценивайте результаты внедрения. Следите за показателями эффективности, такими как увеличение продаж, снижение времени обработки запросов и удовлетворенность клиентов. Это поможет понять, насколько результативны новые технологии и где требуется дополнительная настройка.

• Обучение и поддержка

Обеспечьте качественную подготовку и обучение сотрудников. Проведите тренинги, вебинары и предоставьте доступ к учебным материалам. Назначьте ответственного за техническую поддержку и решайте возникающие вопросы оперативно.

Подготовка команды и обучение сотрудников

Один из важнейших факторов успешного внедрения технологий — это готовность и мотивация команды. Подготовьте сотрудников к изменениям заранее:

Объясните выгоды

Покажите сотрудникам, как новые технологии облегчат работу и повысят ее эффективность. Расскажите о возможностях, которые откроются благодаря автоматизации и современным инструментам.

Предоставьте обучение

Организуйте курсы и тренинги, чтобы сотрудники освоили новые инструменты. Привлекайте экспертов и консультантов, если это необходимо. Обучайте не только техническим аспектам, но и тому, как применять новые знания на практике.

Создайте поддержку

Назначьте наставников или кураторов, которые будут помогать коллегам в процессе освоения новых технологий. Создайте внутреннюю базу знаний и форум для обсуждения вопросов и обмена опытом.

Мотивируйте и поощряйте

Поощряйте инициативу и активное участие в процессе внедрения. Признавайте успехи и достижения сотрудников, чтобы стимулировать к дальнейшему развитию.

Управление удаленными сотрудниками в сфере продаж — комплексный вызов, требующий внимательного подхода к контролю процессов, координации действий и поддержанию мотивации команды. Внедрение технологий играет ключевую роль в преодолении этих трудностей, предлагая решения, такие как CRM-системы, платформы управления проектами и инструменты для коммуникации и аналитики. 

Успешные примеры российских компаний демонстрируют, как правильное использование технологий может повысить эффективность работы и улучшить взаимодействие внутри команды. В будущем ожидается дальнейшая эволюция этих решений с применением искусственного интеллекта, голосовых помощников и виртуальной/дополненной реальности, что обещает открыть новые горизонты возможностей для удаленных продаж. 

Выбор и внедрение технологий требуют тщательного планирования, тестирования и обучения сотрудников, чтобы гарантировать максимальную отдачу и минимизацию рисков. Нужна консультация по индивидуальной разработке приложения, системы или сервиса? Оставьте заявку и мы обсудим ваш проект!