Представьте себе ситуацию: вы — владелец небольшого магазина, который продает товары повседневного спроса. Каждый месяц вам нужно закупать продукты, чтобы полки были полными, а клиенты довольны. Но как определить, сколько товара нужно заказать? Как избежать ситуации, когда товар залеживается на складе или, наоборот, заканчивается раньше времени?

Именно такие проблемы возникают при традиционном подходе к планированию закупок. Компании часто полагаются на интуицию менеджеров  и бумажную документацию. Это ведет к ошибкам в прогнозировании, избыточным запасам или дефициту товаров, что в конечном итоге увеличивает затраты и снижает прибыль.

Но сегодня есть решение — современные цифровые системы планирования закупок. Они помогают автоматизировать процесс, минимизировать риски и сделать бизнес более эффективным. По открытым данным, внедрение цифровых систем позволяет сократить затраты на проведение закупок до 40%, а время на выполнение закупочных операций снижается до 50% благодаря интеграции с электронными торговыми площадками. Давайте разберемся, как именно все это работает.

Ошибки в прогнозировании

Когда менеджеры планируют закупки вручную, они часто опираются на опыт и интуицию. Однако эти методы ненадежны: даже самый опытный специалист может упустить важные факторы, такие как сезонные колебания спроса или внезапный рост популярности определенного продукта.

Пример: вы заказали много мороженого летом, потому что оно хорошо продавалось в прошлом году. Но вдруг погода резко изменилась, и лето оказалось холодным. В результате часть товара испортится, а деньги будут потрачены впустую.

Человеческий фактор

Люди устают, делают ошибки, забывают учесть важные детали. Когда процессы закупок зависят от человеческого вмешательства, увеличивается риск сбоев. Например, менеджер может случайно забыть про заказ, или информация потеряется среди множества документов.

Избыточные запасы

Традиционный подход часто приводит к накоплению излишков на складах. Это связано с желанием обезопасить себя от дефицита. Но хранение большого количества товаров требует затрат на аренду складских помещений, оплату труда работников и поддержание условий хранения.

Пример: вы закупили много канцелярии перед началом учебного года, но спрос оказался ниже ожидаемого. Теперь вам придется хранить ее до следующего сезона, теряя деньги на аренде склада.

Нестабильность рынка

Рынки постоянно меняются: появляются новые тренды, конкуренты, меняется экономическая ситуация. Традиционные методы планирования сложно адаптировать к таким изменениям. В результате компания теряет гибкость и конкурентоспособность.

Цифровые системы позволяют значительно улучшить процесс планирования закупок благодаря автоматизации, аналитике данных и использованию искусственного интеллекта. Вот несколько ключевых преимуществ:

Точность прогнозирования

Цифровые системы используют алгоритмы машинного обучения, которые анализируют большие объемы исторических данных, учитывают сезонность, праздники, погодные условия и другие факторы. Это помогает создавать точные прогнозы спроса, минимизируя ошибки.

Оптимизация запасов

Автоматизированные системы отслеживают остатки на складе в режиме реального времени и сигнализируют, когда нужно сделать новый заказ. Это помогает избежать как дефицита, так и избытка товаров.

Пример: программа уведомит вас, когда количество стирального порошка на складе достигнет критического уровня, и предложит оптимальный объем заказа.

Снижение затрат

Цифровое планирование позволяет сократить расходы на хранение, транспортировку и списание просроченных товаров. Автоматизация также уменьшает необходимость в ручном труде, что снижает затраты на персонал.

Гибкость и адаптация

Цифровые платформы легко интегрируются с другими системами управления бизнесом, такими как CRM, ERP и логистические программы. Это обеспечивает комплексный подход к управлению цепочками поставок и позволяет быстро реагировать на изменения рынка.

Пример: если возникает дефицит какого-то товара у поставщика, система автоматически предложит альтернативу или скорректирует планы закупок.

Прозрачность и контроль

Все данные о закупках хранятся в одном месте и доступны в любое время. Это упрощает мониторинг и анализ эффективности работы отдела закупок, позволяет выявлять узкие места и принимать обоснованные управленческие решения.

Пример: руководитель может в любой момент увидеть, какие товары наиболее востребованы, где наблюдаются задержки в поставках и какова общая динамика расходов.

ЕвразХолдинг

Компания внедрила интернет-магазин для внутренних заказчиков и мобильное приложение, которое позволяет клиентам выполнять операции без сложного взаимодействия с отделом снабжения. Это сократило сроки закупок, уменьшило запасы и снизило транзакционные издержки.

РусВинил

РусВинил реализовал проект электронного документооборота (ЭДО) с иностранными поставщиками, что позволило ускорить согласование сделок, снизить бумажный оборот и оптимизировать затраты.

Conte

Среди наших кейсов есть похожий пример успешной реализации индивидуального цифрового B2B портала. Клиент — известный производитель нижнего белья Conte, который столкнулся с задачей упростить процесс заказов для своих партнеров. 

Важным преимуществом стало разделение функций для обычных пользователей и менеджеров, что сделало интерфейс интуитивно понятным и удобным для обеих групп. В итоге в 3 раза ускорилась отгрузка заказов с трех дней до одного, а также на 20% увеличили объемы продаж текущим клиентам. Этот кейс показывает, что грамотное внедрение цифровых технологий способно существенно улучшить бизнес-процессы и увеличить прибыль.

В современных системах закупок используются разные технологии, которые помогают упростить и ускорить процессы, делая их точнее и дешевле. Рассмотрим четыре главные технологии, которые сейчас активно применяются в этой сфере.

Искусственный интеллект (ИИ)

Искусственный интеллект — это система, способная понимать информацию, находить закономерности и принимать решения на основе данных. Для чего нужен: 

• Оптимизация поставок. ИИ помогает правильно рассчитывать, сколько товара нужно купить, учитывая прошлый опыт и текущие обстоятельства. Например, он может предсказать, что весной будет больше продаж зонтов, потому что весна дождливая. Это поможет вовремя пополнить запасы и избежать ситуаций, когда товара либо слишком много, либо недостаточно. 
• Повышение точности. Система ИИ может анализировать огромное количество данных быстрее и лучше, чем человек. Она учитывает все: погоду, праздники, акции конкурентов и многое другое. Благодаря этому прогноз становится гораздо точнее.

Пример: Магазин одежды использует ИИ для планирования закупок. Программа анализирует, какие вещи покупались чаще всего осенью прошлого года, и предлагает купить больше свитеров и курток, а меньше шорт и футболок. Так магазин избежит лишних трат и обеспечит наличие нужных товаров.

Анализ данных в реальном времени

Представим, что вы смотрите на экран компьютера, где видите, сколько товаров осталось на складе прямо сейчас. Это и есть анализ данных в реальном времени. Он показывает актуальные цифры и помогает мгновенно реагировать на изменения. Для чего нужен: 

• Контроль запасов. Это предотвращает ситуацию, когда товар внезапно заканчивается, и покупатели уходят недовольные. 
• Быстрая реакция. Если вдруг начинается ажиотажный спрос на какой-то продукт, система сразу покажет это.

Пример: В супермаркете установлен датчик, который отслеживает, сколько молока осталось на полке. Как только уровень запасов падает ниже определенного значения, система автоматически отправляет уведомление о необходимости пополнить полку. Это помогает избежать пустых полок и потери покупателей.

Блокчейн

Что это такое: Блокчейн — это некая цифровая запись всех действий, которую нельзя изменить задним числом. Представьте себе длинную цепочку блоков, каждый из которых хранит информацию о сделке. Для чего нужен: 

• Прозрачность. Все участники цепочки поставок видят, кто, когда и куда отправил товар. Это защищает от подделок и махинаций. 
• Доверие. Покупатели и партнеры уверены, что вся информация честная и проверенная.

Пример: Фермер продал партию яблок крупной сети супермаркетов. Все этапы доставки записаны в блокчейне: откуда яблоки привезли, когда их приняли на складе, когда отправили в магазины. Это гарантирует поставщикам и покупателям, что яблоки свежие и качественные.

Машинное обучение (МО)

Это часть искусственного интеллекта, которая учится на большом количестве примеров. МО помогает программам становиться умнее и точнее с каждым новым опытом. Для чего нужен: 

• Прогнозирование. Машина изучает прошлые данные и находит скрытые закономерности, которые человеку заметить трудно. 
• Экономия времени. Вместо того чтобы часами просматривать отчеты, МО делает это за секунды и выдает рекомендации.

Пример: Интернет-магазин использует МО для анализа покупок пользователей. Программа заметила, что после покупки наушников многие покупают чехлы для телефона. Теперь магазин рекомендует чехлы каждому покупателю наушников, увеличивая продажи.

В современных условиях бизнеса внедрение цифровых систем стало необходимостью для поддержания конкурентоспособности. Рассмотрим несколько примеров, как компании могут использовать такие системы для решения реальных проблем.

Снижение издержек на закупки

Проблема: Компании, занимающаяся розничной торговлей, сталкиваются с проблемой высоких затрат на закупку товаров. Постоянные переоценки и неправильные заказы приводят к накоплению избыточных запасов и росту затрат на хранение.

Решение: Внедрение цифровой системы управления закупками позволит автоматизировать процесс формирования заказов. Система анализирует исторические данные продаж, учитывает сезонные колебания спроса и предлагает оптимальные объемы закупок. 

Прогнозирование спроса

Проблема: Производственные компании сталкиваются с трудностями в прогнозировании спроса на продукцию. Часто возникают ситуации, когда производилось слишком много товара, что приводило к затовариванию складов, или наоборот, недостаточное количество продукции вызывало дефицит и потерю потенциальных клиентов.

Решение: Внедрение системы прогнозирования спроса на основе машинного обучения. Система использует данные о продажах, рыночные тренды, экономические показатели и даже погодные условия для построения точных моделей спроса. Это позволит компании более эффективно планировать производственные циклы и управлять запасами.

Минимизация избыточных запасов

Проблема: Логистические компании сталкиваются с проблемой управления запасами. Большое количество товаров простаивало на складах, что создает  дополнительные финансовые нагрузки и занимает ценные площади.

Решение: Внедрение системы управления запасами с использованием интернета вещей (IoT). Датчики на складах передают данные о состоянии запасов в реальном времени, позволяя системе автоматически формировать заказы на пополнение только тогда, когда это действительно необходимо.

Риски для тех, кто не внедряет цифровые системы

Компании, игнорирующие переход на цифровые системы, рискуют столкнуться с рядом таких проблем как:

• Высокие издержки. Без автоматизации процессов закупки и управления запасами затраты остаются высокими, что негативно сказывается на рентабельности.
• Потеря конкурентных преимуществ. Конкуренты, внедрившие цифровые технологии, смогут предложить клиентам лучшие цены и услуги, оставив компанию позади.
• Невозможность адаптации к изменениям. Быстро меняющиеся рынки требуют высокой гибкости и способности оперативно реагировать на новые условия. Без цифровых систем это сделать крайне сложно.

Переход на цифровые системы закупок — важный шаг для повышения эффективности вашего бизнеса. Прежде чем приступить к внедрению, стоит осознать, насколько сильно технологии меняют современный рынок. Цифровизация позволяет компаниям снижать затраты, улучшать точность прогнозирования и минимизировать избыточные запасы. 

Мы рассмотрели, как традиционные подходы к закупкам страдают от неэффективности, ошибок в прогнозировании и высокого влияния человеческого фактора. Цифровые системы решают эти проблемы, предоставляя инструменты для автоматизации, анализа данных и повышения прозрачности.

Чтобы успешно начать процесс внедрения, следуйте нескольким простым рекомендациям:

Анализируйте текущие процессы

Прежде чем внедрять новую технологию, внимательно изучите, как устроены ваши текущие процессы закупок. Обратите внимание на следующие моменты:

• Какие этапы занимают больше всего времени?
• Где возникают ошибки и задержки?
• Есть ли проблемы с прогнозированием спроса или управлением запасами?

Этот анализ поможет вам четче понять, какие именно функции новой системы будут для вас самыми полезными.

Выберите подходящую платформу

На рынке представлено множество цифровых систем для управления закупками. Важно выбрать ту, которая соответствует вашим конкретным потребностям. 

Учитывайте такие критерии, как:

• Простота использования,
• Возможности интеграции с вашими существующими системами (например, с ERP),
• Поддержка аналитики данных и прогнозирования,
• Наличие мобильных приложений для удобства работы.

Не стесняйтесь обращаться к специалистам за консультациями или запрашивать бесплатные демонстрации решений. Это поможет вам оценить функциональность и удобство каждой платформы перед покупкой. Помните, что не все готовые решение способны учитывать особенности конкретного бизнеса. В таком случае, имеет смысл обратиться к индивидуальной разработке.

Обучайте персонал

Внедрение новой системы потребует подготовки вашей команды. Проведите обучение сотрудников, чтобы они могли уверенно пользоваться всеми функциями нового 

инструмента. Это включает:

• Тренинги по работе с интерфейсом,
• Объяснение принципов работы с аналитическими инструментами,
• Практическое применение системы в повседневной деятельности.

Хорошее обучение поможет минимизировать сопротивление переменам и ускорит адаптацию к новому порядку работы.

Начните свой путь к цифровизации закупок с обращения к профессионалам. Получите консультацию у наших экспертов, которые помогут подобрать подходящее решение и проведут демонстрацию возможностей современных систем. Это позволит вам убедиться в целесообразности инвестиций и получить практические советы по внедрению. Переход на цифровые технологии — это инвестиция в будущее вашего бизнеса.