Сегодня практически невозможно представить успешный бизнес без автоматизации. Автоматизация помогает экономить время, избегать ошибок и держать все под контролем. Но многие предприниматели боятся начать этот процесс, опасаясь, что внедрение новых технологий приведет к путанице и лишним расходам. Давайте разберемся, как сделать цифровизацию простой и безболезненной.

Представьте себе простую ситуацию: ваш сотрудник вручную вводит данные клиентов в таблицу Excel. Это долго, утомительно и чревато ошибками — один неверный символ, и вся информация окажется неправильной. А теперь представьте, что есть система, которая автоматически собирает и обрабатывает эти данные. Ваш сотрудник освобождается от рутинной работы, а вы получаете точные и актуальные сведения.

Основные преимущества автоматизации:

1. Экономия времени. Роботы работают быстрее и точнее, чем люди. Например, программа легко отправляет письма клиентам сразу после покупки товара, избавляя сотрудников от ручной рассылки.
2. Уменьшение ошибок. Человеческий фактор часто становится причиной проблем. Система же работает чётко и предсказуемо, снижая вероятность случайных ошибок.
3. Контроль и прозрачность. Все процессы становятся видимыми. Вы точно знаете, какой этап прошёл клиент, какую скидку получил покупатель, какое количество товаров находится на складе.

Теперь давайте посмотрим, как правильно внедрить автоматизацию, чтобы избежать головной боли.

Шаг первый: анализ текущих процессов

Прежде всего важно разобраться, какие именно процессы требуют улучшения. Для этого сделайте следующее:

• Опишите подробно каждый рабочий процесс вашего бизнеса («делаем заказы», «обрабатываем возвраты», «управляем складом»).
• Определите, где возникают трудности и задержки. Например, клиенты жалуются на долгое ожидание доставки или сотрудники тратят много времени на заполнение отчетов.
• Подумайте, какая помощь вам нужна. Возможно, вам потребуется программа для управления заказами или сервис для автоматического уведомления покупателей.

Пример простого анализа процесса:

Шаг второй: выбор подходящего инструмента

Итак, вы поняли, какие проблемы нужно решить. Теперь самое время выбрать подходящие инструменты. Что тут важно учитывать?

1. Простота: выбирайте программы, которые понятны вашим сотрудникам. Если инструмент сложный, ваши работники будут сопротивляться его использованию.
2. Совместимость: убедитесь, что выбранная система интегрируется с теми инструментами, которыми вы уже пользуетесь. К примеру, если у вас есть сайт на платформе Tilda, лучше выбирать CRM-системы, совместимые с этой платформой.
3. Поддержка: узнайте заранее, насколько оперативно разработчики системы реагируют на запросы пользователей. Хороший сервис поддержки сильно облегчит вашу жизнь.

Хороший пример интеграции — интеграция сервиса отправки сообщений WhatsApp Business API с вашей CRM-системой. Клиенты смогут быстро получать информацию о статусе заказа прямо в мессенджере, не дожидаясь звонка оператора.

Шаг третий: постепенное внедрение

Переходите к новому инструменту постепенно. Начинать стоит с небольших изменений. Например, сначала настройте систему уведомлений для клиентов, а потом переходите к управлению складскими остатками.

Вот несколько советов для успешного старта:

• Обучите сотрудников работе с новой системой. Пройдите обучение вместе с ними, покажите, как пользоваться инструментом.
• Начните с одного отдела. Посмотрите, как новая технология повлияла на работу команды. Оцените эффективность.
• Регулярно проверяйте, как идут дела. Задавайте вопросы сотрудникам, смотрите статистику, собирайте обратную связь.

Например, если вы начали с настройки автосообщений клиентам, посмотрите, как изменилось среднее время ожидания ответа клиентом и уровень удовлетворенности ваших покупателей.

Когда речь идет о цифровизации бизнеса, владельцы компаний чаще всего начинают с тех областей, где эффект от автоматизации наиболее заметен и ощутим. Рассмотрим самые распространенные направления, где технологии приносят наибольшую пользу.

1. Продажи

Продажа — это лицо вашего бизнеса. От того, насколько эффективно работают менеджеры по продажам, зависит прибыль предприятия. Вот почему многие компании начинают автоматизацию именно с этой сферы.

Что можно автоматизировать:

• CRM-система (Customer Relationship Management) — удобная база данных всех ваших клиентов. Она позволяет хранить историю взаимодействия с покупателями, следить за сделками и назначать встречи менеджерам. Простой пример: раньше менеджер записывал всю информацию в блокнотик, теперь вся история хранится в одной программе.
• Автоответчики и чат-боты — современные сервисы позволяют отвечать клиентам круглосуточно. Представьте, что ваш магазин закрыт, а клиент хочет задать вопрос. Автоответчик мгновенно направит покупателя на нужную страницу сайта или даст контакт сотрудника.

Выгоды: увеличение количества сделок, сокращение времени обработки запросов, повышение лояльности клиентов.

2. Логистика

Доставка продукции клиенту должна происходить вовремя и без сбоев. Особенно важна эта область для онлайн-магазинов и крупных предприятий.

Что можно автоматизировать:

• Управление перевозками и транспортом — специальные программы помогают оптимально распределять грузы между транспортными средствами, рассчитывать маршруты и сроки доставки. Таким образом, курьерская служба сможет доставлять товары быстрее и дешевле.
• Отслеживание посылок — благодаря современным технологиям клиент видит статус своей посылки на каждом этапе пути. Чем больше уверенности у клиента, тем меньше вопросов задают вашему оператору.

Выгоды: ускоренная доставка, снижение расходов на транспортировку, довольные покупатели.

3. Документооборот

Каждый предприниматель сталкивался с ситуацией, когда важный документ теряется среди множества бумаг. Электронный документооборот решает эту проблему раз и навсегда.

Что можно автоматизировать:

• Электронные подписи документов — бумажные документы заменяются электронными версиями, подписанными цифровой подписью. Этот метод значительно ускоряет обработку договоров и контрактов.
• Хранение документов в облаке — все бумаги хранятся централизованно, доступ к ним предоставляется строго определенным сотрудникам. Важно, что облачные хранилища защищены от потери данных.

Выгоды: экономия времени на поиске нужных документов, уменьшение риска потерь, 

упрощённая работа с контрактами.

4. Склад

Складские запасы влияют на себестоимость продукции и скорость обслуживания клиентов. Правильно организованный склад снижает затраты и повышает производительность.

Что можно автоматизировать:

• Учет остатков товаров — специальная система фиксирует каждую покупку и продажу, позволяя видеть реальные остатки продукции. Больше никаких ситуаций типа «товара нет на складе».
• Оптимальное размещение товаров — автоматизированные алгоритмы определяют лучшее расположение товаров на полках склада, исходя из частоты спроса и габаритов упаковки.

Выгоды: минимизация затрат на хранение, улучшение качества обслуживания, исключение дефицита товаров.

5. Бухгалтерия

Бухгалтерия — это сердце любого бизнеса. Здесь собираются финансы, налоги, платежи и зарплаты. Автоматизация бухгалтерского учета позволит избавиться от массы бумажной волокиты и снизить риск ошибок.

Что можно автоматизировать:

• Формирование отчетности — специализированные программы сами собирают необходимые данные и формируют отчеты для налоговой инспекции и других контролирующих органов.
• Расчет налогов и зарплат — компьютер делает расчёты намного быстрее и точнее, чем человек. Более того, система предупредит о приближении сроков уплаты налога или выдачи заработной платы.

Выгоды: быстрое формирование финансовой документации, снижение рисков штрафов, освобождение сотрудников от монотонной работы.

• В России 68% руководителей считают автоматизацию бизнес-процессов необходимой для сохранения конкурентоспособности, 62% — решением проблем производительности, а 94% видят в ней двигатель цифровой трансформации.
• Основные преимущества автоматизации включают снижение затрат через оптимизацию рутинных задач, упорядочивание процессов, минимизацию ошибок, повышение эффективности и качество продукции, а также улучшение управления данными и интеграции разных систем.
• Ряд крупных компаний, например группа «ПРОДО», успешно внедрили роботизацию, что позволило значительно сократить временные затраты и повысить контроль качества, повысить гибкость и оперативность реагирования на изменения.
• Автоматизация позволяет лучше прогнозировать спрос, контролировать запасы, улучшать взаимодействие с клиентами, повышая их лояльность и качество обслуживания.

Наша компания специализируется на кастомной разработке продуктов для автоматизации бизнес-процессов, включая создание B2B-порталов, PIM-систем и мобильных приложений, поддерживающих цифровую трансформацию компаний.

Примером успешного проекта является автоматизация B2B-продаж для компании Conte:

• Разработали и интегрировали B2B-портал, PIM-систему и мобильное приложение, которые обеспечивают уникальные бизнес-процессы клиента;
• Портал работает на международном уровне в пяти странах, облегчая работу с оптовыми покупателями;
• Интеграция ускорила обработку заказов и работу отделов аналитики, маркетинга, логистики и продаж.

Перед началом автоматизации крайне важно провести тщательную оценку текущего состояния дел в компании. Эта процедура называется аудитом бизнес-процессов. Основная ее цель — выявить слабые места, узкие участки и рутинные операции, которые занимают значительное количество ресурсов и замедляют развитие бизнеса.

Давайте рассмотрим шаги, которые помогут организовать эффективный аудит и подготовиться к грамотному внедрению цифровых решений.

Этап №1: Формулировка целей и задач

Для начала надо определиться, зачем вообще нужен аудит. Ответьте честно на следующие вопросы:

• Что мы хотим достичь путем автоматизации?
• Какие области нашей деятельности нуждаются в изменениях?
• Сколько денег и усилий готовы вложить в проект?

Четкая постановка целей позволит разработать стратегию дальнейшего движения и правильно расставить приоритеты.

Этап №2: Составление карты процессов

Далее предстоит детально описать все рабочие процессы внутри компании. Попробуйте визуализировать схемы основных операций — от поступления сырья до отгрузки готовой продукции. Такая карта покажет взаимосвязи между подразделениями и выявит повторяющиеся элементы.

Основные моменты, которые стоит зафиксировать:

• Кто выполняет операцию?
• Когда выполняется операция?
• Зачем выполняется данная операция?
• Есть ли дублирование действий?

Этот этап поможет увидеть полную картину происходящего и подготовить почву для выявления неэффективных участков.

Этап №3: Поиск «ручных» операций

Следующий шаг — определение тех операций, которые выполняются вручную и отнимают большое количество времени и сил. Такие операции являются потенциальными кандидатами на автоматизацию.

Примеры ручных операций, подлежащих замене:

• Заполнение таблиц Excel вручную (например, ведение базы клиентов).
• Проверка счетов-фактур перед оплатой (монотонная проверка каждой позиции).
• Расчеты оплаты труда сотрудников (суммирование часов и начисление премий).
• Ведение журналов прихода и расхода материалов.

Этап №4: Определение критериев оценки эффективности

Важно понимать, какие метрики и индикаторы помогут оценить успехи после внедрения автоматизации. Критерии зависят от характера выполняемых работ, но вот несколько общих показателей:

• Время выполнения операции.
• Количество допущенных ошибок.
• Затраты на оплату труда сотрудников.
• Уровень удовлетворенности клиентов.

Оценивая результаты до и после автоматизации, вы получите наглядную картину выгод от нововведений.

Этап №5: Выбор приоритетных зон для автоматизации

Проанализировав карту процессов и выделив ручные операции, выберите зоны, которые принесут максимальный экономический эффект при минимальной сложности внедрения. Например, автоматизация простейших операций может существенно разгрузить сотрудников и высвободить ресурсы для стратегически важных задач.

Практические советы для эффективного аудита

Чтобы добиться максимальной пользы от проведенного аудита, придерживайтесь нескольких правил:

• Используйте внешние консультантов, обладающих опытом аналогичных проектов.
• Создайте рабочую группу из представителей разных подразделений компании.
• Постоянно консультируйтесь с линейными руководителями и специалистами.
• Периодически обновляйте составленную карту процессов.

Итоги этапа подготовки

Проведение качественного аудита открывает широкие возможности для дальнейшей оптимизации. Получив ясное представление о слабых местах и точках роста, вы сможете спланировать следующий шаг — выбор подходящей информационной системы и запуск пилотного проекта.

Таким образом, аудит бизнес-процессов становится фундаментом для уверенного перехода к цифровым технологиям и повышения общей производительности компании.

Выбор инструментов для автоматизации процессов в вашем бизнесе — это важнейший этап, определяющий дальнейшую эффективность и удобство работы всей компании. Сразу покупать дорогостоящую ERP-систему — зачастую неоправданный риск. Лучше действовать поэтапно, выбирая оптимальный путь в зависимости от нужд и возможностей вашей компании.

Кастомные решения

Кастомные (или индивидуальные) решения создаются исключительно под потребности вашей компании. Эти инструменты максимально соответствуют структуре вашего бизнеса и требованиям сотрудников.

Преимущества кастомных решений:

• Полностью решают задачи именно вашей компании.
• Позволяют реализовать любые идеи и фантазии владельцев бизнеса.
• Легче адаптируются к изменениям, поскольку созданы именно под вас.

Кастомные решения становятся все популярнее, особенно в малом и среднем бизнесе. Ведь такая система способна принести значительные дивиденды в виде экономии времени и снижения издержек.

Нашей компанией предлагаются высококачественные кастомные решения, созданные с использованием новейших технологий и подходов. Мы поможем подобрать оптимальное решение именно для вашего бизнеса, обеспечив высокую эффективность и минимальное вмешательство в текущие процессы.

Облачные сервисы: быстрая альтернатива

Если бюджет ограничен или требуется быстрый старт, хорошим вариантом станут облачные сервисы. Это готовое программное обеспечение, размещенное удаленно, которое доступно через интернет.

Преимущества облачных сервисов:

• Быстрая установка и начало работы.
• Минимальные начальные вложения.
• Возможность оплачивать только используемые мощности.

Недостатки облачных сервисов:

• Ограниченность функционала, зависящая от выбранной модели.
• Потеря конфиденциальности данных, хранящихся на сторонних серверах.

Использовать облачные сервисы удобно для быстрого тестирования идей или запуска небольшого проекта. Но для крупного бизнеса, которому важны безопасность и полная свобода действий, это решение подходит лишь временно.

MVP (Минимально жизнеспособный продукт)

Идеальным первым шагом к автоматизации может стать создание MVP — минимального жизнеспособного продукта. Это небольшой набор функций, решающих основную задачу бизнеса, но не включающий избыточные компоненты.

Преимущества MVP:

• Быстрое получение обратной связи от сотрудников и клиентов.
• Меньшие финансовые риски на начальном этапе.
• Удобство внесения изменений в дальнейшем развитии.

Создание MVP позволит убедиться в правильности выбранного курса и принять взвешенное решение относительно дальнейших шагов в автоматизации.

Наша компания предлагает комплексные услуги по созданию MVP для различных отраслей экономики. Мы создадим прототип, настроенный именно под ваши цели, чтобы вы смогли проверить гипотезы и сэкономить средства на старте.

Советы по выбору оптимального инструмента

1. Проверьте, насколько полно существующий инструмент соответствует целям вашей компании.
2. Узнайте мнения коллег и специалистов в вашей отрасли.
3. Оцените финансовую сторону вопроса: окупится ли внедрение нового инструмента?
4. Обязательно протестируйте демо-версию предлагаемого решения.

Выбор инструментов для автоматизации — ответственный шаг, влияющий на будущее вашего бизнеса. Нет идеальных решений, подходящих абсолютно каждому предприятию. Грамотный подход, начиная с анализа потребностей и заканчивая выбором оптимальной стратегии, позволит вам избежать ненужных сложностей и выйти победителем в гонке за эффективностью.

Мы приглашаем вас обсудить возможные варианты сотрудничества и предложить лучшие решения для вашего бизнеса. Наша команда готова поддержать вас на любом этапе цифровизации и превратить ваш бизнес в лидера отрасли.

Автоматизация бизнес-процессов приносит массу преимуществ, но неправильное внедрение новых технологий способно привести к дополнительным проблемам и разочарованию сотрудников. Чтобы избежать неприятных последствий, рекомендуется следовать нескольким важным принципам.

Принцип №1: Пошаговый подход

Лучше идти маленькими шагами, нежели пытаться разом изменить весь бизнес. Постепенное внедрение новых инструментов позволит легче привыкнуть к переменам и избежать глобальных потрясений.

Рекомендации по внедрению:

• Начните с простого. Выберите одну небольшую задачу, которую хотите автоматизировать (например, рассылку уведомлений клиентам), и реализуйте ее.
• Итерационный подход. После первого шага проанализируйте полученный опыт и двигайтесь дальше небольшими шажками.
• Тестируйте постоянно. Не бойтесь проводить тесты повторно, пока не добьетесь нужного результата.

Такой подход обеспечивает плавный переход к новым условиям работы и облегчает принятие новшеств всеми участниками процесса.

Принцип №2: Вовлечение сотрудников

Многие инициативы проваливаются потому, что сотрудники оказываются не вовлечены в процесс принятия решений. Без их согласия и понимания новый инструмент останется невостребованным.

Методы вовлечения сотрудников:

• Организация рабочих групп. Включите сотрудников в команду разработки или тестировщиков, позвольте им высказывать своё мнение и предлагать улучшения.
• Обучение и поддержка. Проводите регулярные занятия и семинары, помогающие освоить новую технологию.
• Регулярная коммуникация. Информируйте персонал обо всех этапах проекта, демонстрируйте прогресс и достигнутые результаты.

Сотрудники, чувствующие себя частью важного процесса, гораздо охотнее принимают инновации и поддерживают руководство в достижении поставленных целей.

Принцип №3: Минимальные пилоты

Самый безопасный способ проверки нового инструмента — запуск минимального пилота. Так вы избежите серьезных рисков и поймете, действительно ли новое решение решит поставленные задачи.

Этапы проведения пилотов:

1. Ограничьте масштаб эксперимента. Тестируйте инструмент на небольшом участке или одном отделе.
2. Определите четкие критерии успеха. Заранее договоритесь, что считается успешным результатом теста.
3. Собирайте отзывы участников. Активно общайтесь с пользователями и выясняйте их впечатления.

Пилотное тестирование поможет избежать негативных последствий и скорректировать программу автоматизации еще до полномасштабного внедрения.

Риски и как их предотвратить

Несмотря на принятые меры предосторожности, возможны непредвиденные обстоятельства. Ниже приведены рекомендации по снижению рисков:

• Постоянный мониторинг результатов. Наблюдение за ходом экспериментов позволяет оперативно реагировать на возникшие проблемы.
• План резервирования. Подготовьтесь к худшему сценарию и создайте запасной вариант на случай неудачи.
• Анализ опыта конкурентов. Изучите аналогичные проекты других компаний и учтите их уроки.

Предусмотрительность и внимательное отношение к деталям позволят свести риски к минимуму и успешно завершить проект.

Процесс автоматизации и цифровизации бизнеса — мощный инструмент повышения эффективности и конкурентоспособности компании. Современные технологии позволяют значительно уменьшить временные и материальные затраты, снизить количество ошибок и улучшить взаимодействие с клиентами.

Однако правильный подход к автоматизации предполагает осторожность и последовательность. Прежде чем приступать к кардинальным изменениям, важно провести детальный аудит бизнес-процессов, выяснить сильные и слабые стороны компании, и только после этого приступить к выбору и внедрению соответствующих инструментов.

При этом следует помнить, что универсальных решений не существует. Каждый бизнес обладает своими особенностями, и наилучшим решением станет создание кастомных продуктов, адаптированных под ваши нужды. Наш опыт показывает, что такой подход способен принести значительный положительный эффект.

Наша компания рада предложить вам профессиональные консультации и поддержку на каждом этапе цифровизации. Мы готовы поделиться своим опытом и знаниями, чтобы помочь вам вывести компанию на качественно новый уровень развития.