В любой торговой или производственной компании логистика — это основа бизнеса. Если товар не приехал вовремя, ушел не туда или завис на складе, страдает все: клиенты недовольны, сотрудники работают в аврале, а прибыль утекает сквозь пальцы.

Многие компании годами управляют отгрузками вручную — через таблицы, звонки и чаты. Это кажется привычным и “бесплатным”, но на деле такие процессы часто стоят миллионы рублей убытков в год.

Какие потери возникают при ручном управлении логистикой

Опоздания и срывы сроков

Когда заявки собираются вручную, а маршруты строятся “на глаз”, неизбежно случаются ошибки. Например, водитель может заехать не в том порядке, не учесть пробки или время загрузки.
В итоге машина приезжает к клиенту с опозданием, а тот уже отказывается принимать товар — минус день работы и репутационные потери.

Путаница в документах и заказах

Если каждая отгрузка оформляется в Excel и пересылается по почте, рано или поздно что-то перепутают:

— не тот товар,
— не тот адрес,
— не та партия.
 

На исправление уходит время, топливо и нервы.

Избыточные издержки

Без точного учета и планирования компания часто держит “лишние” запасы на складе — чтобы перестраховаться. А еще переплачивает за транспорт, потому что не видит, где можно оптимизировать маршруты или объединить рейсы.Все это складывается в сотни тысяч и миллионы рублей в год, которые буквально сгорают на пустом месте.

Что дает автоматизация

Полный контроль в реальном времени
 

Системы автоматизации позволяют видеть, где находится каждая машина, когда она прибудет и какие заказы выполняет. Если где-то возникает задержка — диспетчер видит это сразу и может быстро перестроить график. Вместо того чтобы обзванивать всех подряд, все видно на одной панели.

Минимум ошибок в документах
 

Система автоматически формирует накладные, чеки, маршрутные листы. Она “помнит”, что куда должно поехать, и не даст отправить не тот товар или не туда. Это исключает человеческий фактор и сокращает количество пересортиц до нуля.

Экономию на транспорте
 

Маршруты строятся с учетом расстояний, пробок, времени загрузки и выгрузки.Водители тратят меньше топлива, рейсов становится меньше, а эффективность — выше. По данным наших клиентов, экономия на одном маршруте может составлять до 15–25%.

Прозрачная аналитика и прогнозирование
 

Руководитель видит, какие направления прибыльные, где теряются деньги, какие поставки задерживаются чаще. Эта информация помогает принимать решения не “по ощущениям”, а на данных.

Что можно автоматизировать в логистике и отгрузках

Автоматизация — это не всегда про большие инвестиции и сложные IT-проекты. На деле она часто начинается с простых, но болезненных мест — там, где сотрудники тратят больше всего времени и чаще всего ошибаются.

Рассмотрим, что именно можно автоматизировать и какую пользу это дает бизнесу.

Маршруты доставки

Как сейчас бывает:
Менеджер вручную составляет маршрут для каждого водителя — открывает карту, прикидывает расстояния, звонит клиентам, чтобы уточнить время приема.В итоге маршрут выходит “на глаз”, без учета пробок, загрузки машины или графика водителей.

Что делает автоматизация:
Система сама рассчитывает оптимальные маршруты — по расстоянию, времени, весу и объему груза, пробкам и даже приоритету клиентов. Если поступает новый заказ, программа перестраивает маршрут за секунды.

Результат:
— до 25% экономии на топливе и амортизации;
— на 20–30% больше доставок в день;
— меньше стрессов и срывов сроков.

Простой пример:

Водитель не едет “как привык”, а получает точный маршрут в приложении. Он видит: где загрузка, сколько остановок, где разгрузка. .

Отгрузки и оформление документов

Как бывает вручную:
Чтобы оформить отгрузку, нужно заполнить накладную, внести данные в учетную систему, передать информацию на склад и логисту.
Если хоть один шаг пропущен — заказ может уйти не туда или не уйти вовсе.

Как помогает автоматизация:
Система формирует все документы автоматически — по данным из заказа.
Склад видит, что нужно собрать, логистика знает, куда и когда отправить, бухгалтерия получает корректные данные.

Преимущества:
— никакой путаницы в бумагах;
— меньше человеческих ошибок;
— прозрачная история каждой отгрузки — кто, когда и куда отправил.

Пример:
При изменении статуса “отгружено” система сразу создает акт и уведомляет менеджера. То, что раньше требовало нескольких человек и часов, теперь занимает пару минут.

Уведомления и оповещения

Как бывает без системы:
Клиенты звонят и спрашивают: “Где мой заказ?”, “Когда приедет машина?”, “Почему задержка?”.
Логисты ищут водителя, водитель ищет накладную — время идет.

Что делает автоматизация:
Система сама отправляет уведомления клиенту:
— когда заказ собран,
— когда машина выехала,
— если произошла задержка.

Для руководства и сотрудников тоже можно настроить оповещения:
— “водитель опоздал на загрузку”,
— “машина в пути дольше нормы”,
— “заказ не закрыт вовремя”.

Плюс: все это работает без участия человека — не нужно обзванивать, писать в мессенджеры и напоминать.

Учет и аналитика

Что происходит вручную:
Сводные отчеты собираются из таблиц и сообщений. Чтобы понять, сколько отгрузок выполнено и где узкие места — нужно потратить день. Данные часто неполные или устаревшие.

Автоматизация решает это:
Система собирает все автоматически:
— количество отгрузок,
— время доставки,
— загруженность транспорта,
— причины задержек.

Руководитель видит цифры и может принять решение сразу: где оптимизировать маршруты, как распределить ресурсы, где компания теряет деньги.

Пример:
Если видим, что 20% рейсов стабильно уходят в минус — можно пересмотреть маршрут или график работы. Раньше на это уходили недели анализа, теперь — один клик.

Итог

Автоматизировать можно все, что повторяется: от построения маршрутов и формирования накладных до уведомлений и анализа данных.
Это не только экономия времени, но и страховка от ошибок, которые в логистике стоят дорого. Когда система берет на себя рутину, бизнес работает как слаженный механизм: товары вовремя, сотрудники спокойны, клиенты довольны, а расходы — под контролем.

Как это реализуется: системы управления складами (WMS), GPS-трекинг, API-интеграции с перевозчиками

Когда речь заходит об автоматизации логистики, у многих сразу возникает ассоциация с громоздкими системами и дорогими внедрениями.
На деле все гораздо проще: современные решения можно внедрять поэтапно — начиная с самых нужных функций и постепенно развивая систему под свои задачи.
Вот основные инструменты, с которых обычно стартуют компании.

Системы управления складами (WMS)

Что это такое:
WMS (Warehouse Management System) — это система, которая управляет всем, что происходит на складе: от приемки до отгрузки.
Она показывает, где лежит каждая единица товара, кто ее собирает и куда она должна уехать.

Как это помогает:
— Склад работает без бумажек и “ручного учета в тетрадях”;
— Сборщики получают задания в мобильных терминалах, ошибки при комплектации снижаются почти до нуля;
— При отгрузке система автоматически проверяет, все ли собрано и правильно ли упаковано.

Пример:
Вместо того чтобы искать товар между рядами, сотрудник сканирует код и видит точное место хранения. Это ускоряет работу и позволяет обслуживать больше заказов без расширения штата.

GPS-трекинг транспорта

Как это работает:
На каждом автомобиле устанавливается GPS-устройство, которое передает данные о его местоположении.
Все отображается на карте — в режиме реального времени.

Зачем это нужно:
— Руководитель или диспетчер видит, где находится каждая машина и сколько времени она в пути;
— Можно контролировать, чтобы водители не отклонялись от маршрута и не простаивали без причины;
— Клиент может получать уведомления, когда его заказ уже “на подъезде”.

Преимущества:
Это повышает прозрачность работы и дисциплину водителей, снижает число опозданий и холостых пробегов. Плюс, такие данные — отличная база для последующего анализа эффективности.

API-интеграции с перевозчиками и сервисами

Что это значит простыми словами:
API — это “мост” между системами. Например, если ваша компания пользуется услугами нескольких транспортных операторов, можно связать все эти системы между собой, чтобы данные о заказах, статусах и документах передавались автоматически.

Как это работает на практике:
— Заказ из вашей CRM сразу уходит в систему перевозчика;
— Когда груз доставлен, статус обновляется в вашей системе без ручного ввода;
— Счета и документы формируются автоматически.

Результат:
— никакой двойной работы,
— минимум человеческих ошибок,
— менеджеры не тратят время на “копипаст” между разными системами.

Если вы задумываетесь об автоматизации логистики или отгрузок, команда Delaweb поможет внедрить решения, которые реально работают на бизнес — без лишней сложности и затрат.

Мы разрабатываем индивидуальные системы под процессы конкретной компании, интегрируем их с CRM, складом, транспортом и бухгалтерией, чтобы все работало как единое целое.

Один из примеров — разработанная нами B2B-платформа для оптовых продаж.
Она объединила в себе функции приёма заказов, контроля складских остатков, учёта отгрузок и аналитики по клиентам. До внедрения сотрудники обрабатывали заявки вручную, теряли время на сверки и дублирование данных.

После запуска платформы:

• в 3 раза ускорили отгрузку заказов с трех дней до одного;
• заказы начали оформляться автоматически, без участия менеджера;
• снизилось количество ошибок при комплектации и отгрузке;
• клиенты получили удобный личный кабинет с прозрачным статусом заказов.

В результате бизнес ускорил процесс продаж, улучшил контроль за движением товара и снизил нагрузку на сотрудников.

Подробнее о проекте можно посмотреть здесь:

👉 B2B-платформа для оптовых продаж — кейс Delaweb

Опыт известных российских брендов

Статистика по сокращению затрат

• Снижение себестоимости логистики на 20-30% — частый итог внедрения комплексных автоматизированных решений.
• Сокращение времени планирования маршрутов с нескольких часов до 30 минут.
• Повышение использования транспортных средств на 20-25%, что напрямую снижает расходы на транспортировку.
• Снижение холостых пробегов до 15-30% благодаря динамической маршрутизации.

Подход: как внедрять автоматизацию без стресса и простоев

Даже если идея автоматизации кажется масштабной и “технически сложной”, на практике все можно сделать поэтапно и безопасно для бизнеса. Главное — не пытаться “перестроить все за один день”, а внедрять систему постепенно, начиная с самых заметных проблем.

Поэтапное внедрение

Автоматизация логистики — это не один большой проект, а цепочка шагов, каждый из которых дает пользу уже сам по себе.

Например:

• Сначала можно автоматизировать маршруты и учет отгрузок — чтобы убрать ошибки и задержки.
• Затем — подключить GPS-мониторинг и уведомления, чтобы повысить прозрачность.
• Потом — интегрировать WMS или CRM, чтобы соединить все процессы в одну систему.

Такой подход позволяет компании не останавливать текущую работу и одновременно видеть эффект от каждого шага. Вы вкладываете в проект постепенно, а команда успевает привыкнуть к новым инструментам.

Минимальные пилоты — “начните с малого”

Лучший способ убедиться, что автоматизация действительно работает — запустить пилот на одном участке.

Например:
— протестировать маршрутизацию только на одном регионе;
— подключить GPS-трекинг для 2–3 машин;
— автоматизировать оформление отгрузок для одной линии склада.

После этого легко оценить результат в цифрах:

• сколько времени сэкономили;
• насколько снизилось количество ошибок;
• как изменилась нагрузка на сотрудников.

Если пилот показал эффект — решение можно масштабировать на всю компанию, уже с уверенностью и понятными результатами.

Обучение персонала

Даже самая удобная система не принесет пользы, если сотрудники не знают, как с ней работать. Поэтому обучение — обязательная часть внедрения.

Как это выглядит:
— логисты и водители проходят короткий инструктаж или онлайн-обучение;
— складские сотрудники учатся работать с терминалами и сканерами;
— руководители получают доступ к отчетам и аналитике, чтобы быстро находить узкие места.

Главное — показать людям не “техническую сторону”, а практическую выгоду: меньше рутины, меньше ошибок, меньше стрессов. Когда сотрудники видят, что система облегчает им жизнь, переход проходит быстро и спокойно.

В Delaweb мы всегда начинаем с аудита текущих процессов и пилотного этапа — чтобы показать реальный эффект автоматизации без лишних рисков.
Мы делаем внедрение максимально “мягким”:

• запускаем систему поэтапно,
• обучаем персонал,
• сопровождаем проект на всех стадиях.

Так бизнес получает работающий инструмент, который улучшает процессы с первого месяца — без сбоев и потери эффективности.

Заключение: автоматизация — шаг к устойчивому росту

Автоматизация логистики и отгрузок — это не про моду и не про “технологии ради технологий”. Это про управляемость, прозрачность и экономию, которые напрямую влияют на прибыль.

Когда компания переходит от ручных таблиц и звонков к системному управлению, она:

• исключает ошибки,
• ускоряет поставки,
• снижает затраты,
• получает полный контроль над процессами.

В итоге бизнес перестает “тушить пожары” и начинает работать на опережение — планировать, прогнозировать и масштабироваться без потерь. И главное — начать можно с малого: пилотного участка, пары маршрутов или одной линии склада. Каждый шаг дает ощутимый результат и приближает к цифровой, устойчивой логистике.

Чек-лист: готов ли ваш бизнес к автоматизации логистики

Пройдитесь по пунктам — и вы сразу поймете, где у вас потенциал для улучшения:

• Процессы управляются вручную — Excel, звонки, чаты.
  → Значит, уже есть риски ошибок и потерь времени.

• Сотрудники часто “уточняют” детали заказов или маршрутов.
  → Нет единого источника данных — нужна система, которая все фиксирует автоматически.

• Отчеты собираются долго и не всегда точны. → Пора внедрять автоматическую аналитику и учет.

• Не хватает прозрачности: не всегда понятно, где машина, что отгружено, а что — нет. → GPS-трекинг и цифровая система статусов решают это за один день.

• Много ручной рутины: печать документов, сверки, дублирование данных между отделами. → Это первый кандидат на автоматизацию.

• Нужно расти, но текущие процессы уже не справляются. → Без автоматизации масштабирование будет хаотичным и затратным.

• Сотрудники перегружены, а ошибок становится больше. → Автоматизация снимает лишнюю нагрузку и делает работу спокойнее и предсказуемее.

Если вы нашли себя хотя бы в трех пунктах — самое время начать с пилота. Даже небольшой шаг даст быстрый эффект: экономию, порядок и контроль.

Готовы к первому шагу?

Команда Delaweb помогает компаниям из торговли, производства и логистики переходить к автоматизированным процессам поэтапно и без рисков.
Мы создаем индивидуальные системы, которые решают конкретные задачи бизнеса — от WMS и GPS-мониторинга до интеграций с перевозчиками и аналитики по отгрузкам.