Наша компания годами накапливала свой опыт в управлении проектами и со временем мы выработали свои критерии оценки качества управления проектами (3К): Команда, Клиент, Качество. На этих трех столпах держится философия в Delaweb и наш подход в работе, пронизывающий все процессы в компании.
Одним из ключевых навыков для руководителя проектов является управление командой. Это довольно обширное понятие, которое в каждой компании раскрывается по своему. Предлагаем разобрать что включает в себя работа с командой в ИТ-проектах, какие основные инструменты управления мы используем.
Управление командой в ИТ-проекте включает в себя способность координировать людей и процессы так, чтобы совместными усилиями добиваться поставленного результата. Это также про способность выявлять проблемы, разрешать конфликты внутри команды и положительно влиять на ее продуктивность.
Процесс управления командой разработки складывается из следующего:
- качественная коммуникация (правила здоровой коммуникации, обратная связь, мотивация команды);
- грамотное планирование (постановка задач, оценка, риски);
- постоянный контроль (инструменты управления).
Команда разработки — это базовый ресурс любого проекта. Ее участники выполняют все необходимые задачи в соответствии с планом, сроками и бюджетом. На словах это звучит красиво и просто, но на деле требует от руководителя проекта тщательной координации и усилий.
Можно собрать идеальную команду с крутой экспертизой, объяснить один раз на старте проекта что нужно сделать, и уйти. Но к дедлайну велик риск получить совершенно не тот продукт или не получить результат совсем. Управление командой проекта как раз позволяет гарантированно прийти к тому результату, который от вас ожидает заказчик, руководитель или компания.
Любое взаимодействие с командой это коммуникация в том или ином виде. Будь это задача в таск-менеджере, текстовое сообщение в чате или встреча онлайн/офлайн формата. Руководители, менеджеры, тимлиды, разработчики, тестировщики, дизайнеры – все мы общаемся ежедневно и совместно решаем общие задачи. На всех уровнях мы заинтересованы в том, чтобы задачи решались качественно и в запланированные сроки. Но кроме этого, мы стремимся к комфортной и эффективной среде внутри нашей команды. Поддержание здоровой, дружелюбной и комфортной коммуникации является одним из ключевых направлений.
В Delaweb мы придерживаемся некоторых правил коммуникации в процессе управления командами разработки:
- Коммуникация с разработчиками по всем задачам осуществляется в нашем таск-менеджере. Это помогает не потерять все важные детали, договоренности и принятые решения.
- У каждого проекта есть командный чат в мессенджере, куда добавлены остальные участники проекта, и где обычно происходит оперативное обсуждение проблем или задач, проходят онлайн-встречи. Избегаем обсуждений в личных сообщениях, используем для этого общий чат проекта.
- Не игнорируем вопросы команды (если не успеваем оперативно ответить, предупреждаем о том, когда вернетесь с информацией). Всегда вежливо общаемся с коллегами и не забываем благодарить за ответ.
- Проводим встречи в формате видеоконференции. Многие живут и работают в разных городах, поэтому так важно поддерживать живую связь. Поддерживаем не только рабочие отношения, но и элементарно спрашиваем как дела, все ли в порядке, некий small talk с командой.
- Даем регулярную обратную связь. Всем известно, что позитивная обратная связь от заказчика/пользователей способствует мотивации команды, дает понимание важности и полезности выполненной работы.
Правда на проекте могут быть не только взлеты, но и падения. И разбирая с командой неудачи по какой-либо задаче/проекту, важно давать конструктивную обратную связь. Цель фидбэка — упростить и улучшить совместную работу, повысить качество работы над проектом. - И, конечно, соблюдаем work-life balance (отправляем сообщения в рабочее время, используем отложенные сообщения, если это не внештатная ситуация).
Соблюдая эти базовые правила общения, удается упорядочить работу на проекте и выстроить качественную коммуникацию. Одним из преимуществ качественного общения в команде является возможность предупредить или контролировать риски. Когда ваш коллега делится своими сложностями на проекте, вы можете использовать эту информацию для упреждающего реагирования на риск.
Любой проект складывается из задач, подзадач и множества вопросов, которые нужно решить, не выбиваясь из графика. И для этого нужен план, которому вы с командой будете следовать.
Задачи
От того насколько понятно для команды будет поставлена задача, зависят сроки ее выполнения. Чтобы задачи выполнялись в соответствии с вашими ожиданиями, необходимо:
- Позаботиться о том, чтобы у разработчика было всё, что может потребоваться для выполнения задачи (доступы к нужным ресурсам, чатам, инструментам и прочее);
- Донести цель задачи, зачем мы это делаем, какую проблему решаем. Делать это можно через встречи, уточняющие вопросы, просить несколько раз проговорить как поняли эту задачу коллеги. Необходимо исключить недостаточную конкретность задачи — это опасная ошибка, которая может привести к переработкам, не тому результату, остановке работ и так далее;
- Указать срочность задачи, чтобы команда понимала насколько это критично в данный момент времени.
Сроки
Все задачи, попадающие в работу должны быть оценены. Это необходимо для планирования работ с заказчиком, понимания загрузки команды внутри компании.
Руководители проектов прикрепляют конкретные сроки к роли каждого участника в проекте и связывают их с еженедельными/ежемесячными целями. Соблюдение таймлайнов позволяет отслеживать выполнение задач, понимать как команда укладывается в сроки, требуется ли эти сроки корректировать.
Но нужно быть честными: оценка задач не позволяет спрогнозировать точную дату завершения объёмной работы ввиду большого количества переменных. Однако, оценка позволяет держать ход работ под контролем и вовремя среагировать на негативную тенденцию по срокам сдачи проекта.
Риски
Каким бы из способов оценки вы не пользовались на проекте всегда стоит помнить о рисках и обязательно включать их в оценку.
К распространенным рискам, влияющим на выполнение задачи, можно отнести:
- возможные “подводные камни” в задаче (например, когда задача затрагивает множество других вещей на проекте или планируется реализация какого-то нового сложного функционала);
- выполнение задач смежными командами (например, на проекте часть задач выполняет команда заказчика или другой подрядчик);
- отсутствие опыта работы с данным проектом (например, подключается новый разработчик).
Может быть так, что в ходе выполнения задачи появились трудности, которые в оценку не заложили или их сложно было предвидеть. В этом случае стоит пересмотреть первоначальный план с командой и вывести новую актуальную оценку для задачи.
Руководитель проекта всегда держит руку на пульсе, отслеживает состояние проекта и работу команды. Удобно для этого использовать различные инструменты управления, которые помогают воплощать управленческие решения, ставить и распределять задачи, контролировать процесс, вести коммуникацию и собирать обратную связь.
Визуализация задач
В Delaweb мы используем таск-менеджер Планфикс на каждом проекте. В нем отражаются все задачи с указанием проблемы и решения, сроков выполнения и оценкой.
Чтобы донести команде смысл задачи мы часто используем визуализацию через схемы или простые макеты экранов. Когда команда видит примерный вариант нового экрана приложения, ей понятнее что тут предстоит сделать и обсуждение задачи упрощается.
Регулярные встречи
Планерки с командой помогают синхронизироваться с планом работ, выявлять проблемы с задачами, сроками.
Мониторинг затраченного времени
В ходе работы над задачей разработчики ежедневно указывают затраченное время (в нашем таск-менеджере). Этот учет очень важен, так как с заказчиками мы рассчитываемся, чаще всего, именно на основании того, сколько часов было потрачено на работы по их проекту.
Чтобы держать под контролем затраченное время:
- Руководитель проекта пользуется отчетами Планфикса по затраченному времени, где можно посмотреть часы по каждому проекту и разработчикам. Мониторинг затраченного времени позволит на самых ранних этапах снизить негативные последствия по перерасходу или недостатку часов на проекте.
- У каждой задачи есть планируемое и фактическое время. В Планфикс мы используем специальные уведомления о том, когда фактическое время составляется 50%, 80%, 90% от планируемого, чтобы разобрать ситуацию с командой, обсудить в чем проблемы с выполнением.
Roadmap (дорожная карта проекта)
Одним из удобных инструментов для мониторинга плана работ является диаграмма Ганта. Ее можно построить в простом excel-файле или использовать специальные сервисы (например, Notion). Это отличный способ оценить весь фронт работ и понять продолжительность, последовательность и зависимость задач друг от друга.
В заключении хотелось бы отметить, что помимо формальных процедур при управлении командой разработки (контроль часов, бюджета проекта, плана и сроков), очень важно уделять внимание коммуникации со всей командой и с каждым в отдельности (общие встречи, тет-а-тет, общение в чатах). Именно это позволит вам быть в курсе всего, что происходит в команде и на проекте, отследить настроение команды, назревающий конфликт или спад мотивации.
Руководитель проекта должен всегда быть готов к диалогу, изменениям, необходимости своевременно оказать информационную, эмоциональную поддержку там, где это потребуется команде.
