Прайсы в формате Excel — неотъемлемая часть бизнес-процессов торговых компаний, они и играют важную роль в управлении ценами, обработке заказов и маркетинге. В таблицах агрегируют данные и хранят в облаке или на сервере с открытым доступом для сотрудников. На первый взгляд решение гарантирует выполнение поставленных задач, со временем они становятся ограничивающим фактором для компаний с товарным ассортиментом от 1000 SKU.
Что, если отказаться от использования таблиц?! Предлагаем разобраться, как это сделать, а также рассмотрим преимущества и пути перехода от Excel к B2B-порталу, который позволит ускорить обработку заказов.
Проблемы и ограничения Excel в обработке заказов
Ведение документации и управление данными через таблицы Excel в торговых компаниях частая практика. Однако с ростом объемов заказов и увеличением требований к эффективности компании столкнулись с ограничениями этого популярного инструмента.
Excel может быть полезным инструментом для обработки заказов в небольших и простых процессах. Однако при сложных и объемных заказах, а также при росте бизнеса, возникают определенные ограничения и риски, связанные с использованием Excel.
Ограничения Excel
- Работа нескольких человек с одним файлом одновременно невозможна.
- Отсутствие контроля версий и истории изменений.
- Скудные механизмы автоматизации и проверки внесенных изменений.
- Недостаточная масштабируемость, что приводит к проблемам при увеличении объема заказов.
- Риск ошибок при вводе данных и ручной обработке.
Риски и ошибки
- Неточности и дублирование информации, как следствие несоответствия и задержки.
- Ошибки в ценообразовании, налогообложении и т. д.
- Потеря информации из-за отказов в работе или сбоев в Excel-файлах.
Производительность и задержки
- Длительные сроки обработки заказов из-за ручных процессов.
- Задержки при обновлении информации о заказах и доступности товаров.
- Необходимость в большом количестве времени и усилий для анализа и создания отчетов.
Сложности масштабирования
- С Excel становится трудно справляться с ростом бизнеса и увеличением объема заказов, что требует дополнительных ресурсов и времени.
В этом контексте, более мощные решения, такие как B2B-порталы, системы управления заказами (Order Management Systems), или PIM-системы (Product Information Management), предоставляют широкий набор функций и автоматизируют рутинные задачи, упрощая обработку заказов и снижая вероятность ошибок. Такие решения способствуют повышению эффективности и улучшению клиентского опыта.
Как B2B-портал поможет бизнесу автоматизировать ведение документации и обработку заказов
Улучшение взаимодействия между отделами и сотрудниками это ключевая составляющая при наращивании ассортиментной матрицы и постоянно растущем количестве клиентов. Чем крупнее предприятие и больше обороты, тем дороже обходится временная задержка при получении данных и цена ошибки в Excel.
В среднем компанией ведется до 16 таблиц финансового учета, от 6 таблиц маркетинговых данных, от 5 ценообразования и минимально 2-3 отдела продаж. В файлах хранятся остатки, доходы, расходы, KPI, CRM, прайсы, каталог товаров и т.д. Ведение обновление и синхронизация данных в каждой документе Excel требует ресурсов и не исключает появления неточностей.
На 100% устранить ошибки нельзя, однако снизить несогласованность в данных можно, а также ускорить обновление и синхронизацию части информации! Для оптимизации взаимодействия и устранения возникших узких мест в бизнес-процессах достаточно внедрить B2B-портал для обработки заказов.
Как B2B-портал поможет устранить ограничения, вызванные использованием таблиц Excel, ускорит работу отдела продаж и повысит лояльность пользователей.
Прайс-листы
Вы все еще формируете табличные прайс-листы, копируя информацию из бухгалтерской программы, и рассылаете клиентам. Приходится фильтровать данные по наличию на складе, ожидаемым поставкам и потребностям клиентов. Вручную создавая прайс-листы для каждого клиента, менеджер тратит время на работу, которую можно автоматизировать, а освободившиеся в графике часы использовать для поиска новых клиентов, решения вопросов покупателей.
Создавать и рассылать прайс-листы можно с помощью B2B-портала. Система интегрируется с применяемым в компании программным обеспечением, будь то бухгалтерия или склад для получения точной информации по ценообразованию и наличию продукции на персональном складе и складах партнеров. По каждому дилеру и/или оптовику можно настроить правилаформирования прайса, которые будут применяться при каждой рассылке. Отправка прайсов настраиваемая, производится автоматически или по нажатию кнопки.
Автоматизация оформления заказов
Получаете заказы во всех возможных форматах: списком в мессенджер или на почту, получаете файлы в формате Word, таблицы, скрины. Каждую заявку вносите вручную, после чего подтверждать и после отправлять в работу. Эти процессы можно улучшить с помощью B2B-портала.
Некоторые компании пытаются решить задачу с помощью функционала интернет-магазина, который скорее рассчитан на розницу, нежели на опт. Оформление заказа в таком случае требует неимоверного терпения, поскольку в магазине не предусмотрена возможность приобретения паллетами, килограммами, упаковками и т. д. В итоге разработанным решением пользуются редко или вовсе не используют.
Внедрение B2B-платформы позволит принимать заказы напрямую, менеджеру останется только позвонить и подтвердить заявку. Под задачи каждой компании разрабатывается, и внедряется персональная система оформления заявок. Количественные показатели выбираются на основе правил работы компании и потребностей оптовиков. Так можно автоматизировать прием заказов и избавиться от дублирования и неточностей в заказах, но и улучшает клиентский опыт.
Совместная работа
Работа с одной таблицей, хранящей полный товарный ассортимент, отличная идея на старте, когда штат небольшой и работа с Excel осуществляется нечасто. Использование табличной системы управления данными усложняется с ростом компании и увеличением числа реализуемых SKU. В этот момент сталкиваешься с ситуацией, когда надо обновлять показатели и другую информацию в таблице сразу нескольким сотрудникам. Решить вопрос можно, установив график работы с файлом, однако так рабочий процесс сильно усложняется и приводит к ошибкам, срывам сроков, появлению дубликатов одного и того же документа.
B2B-портал позволяет работать с товарным ассортиментом всем сотрудникам, которым предоставлен доступ, одновременно. Преимуществом такого подхода, является хранение истории правок каждого сотрудника являющегося пользователем системы. Работа становится комфортнее, а коллектив продуктивнее.
Повышение производительности
На производительность сотрудников влияет множество факторов, но есть один момент, на который может значительно повлиять руководитель — это офисная техника. Для работы с тяжеловесными файлами требуется быстрый ПК, его необходимо регулярно апгрейдить, чтобы сотрудники могли эффективно и быстро выполнять поставленные задачи.
Таблицы, содержащие от 100К SKU, весят от 200 Мб и более в зависимости от количества столбцом, наличия картинок и т. д. Загружаться такой файл может от 1 до 15 минут, бывает и дольше, в зависимости от возможностей ПК, в некоторых случаях и вовсе не откроется. У этой ситуации есть два пути решения:
- Обновить офисную технику.
- Внедрить B2B-платформу, которая будет хранить информацию и предоставлять удаленный доступ к ним.
Перенос товарной номенклатуры в B2B- портал позволит вам сократить расходы на обновление техники, ускорит работу сотрудников благодаря быстрой загрузке данных.
Выводы
B2B-порталы — это мощный инструмент для устранения ограничений, вызванных использованием таблиц Excel, и повышения эффективности работы отдела продаж. Они ускоряют процессы, улучшают доступ к данным и предоставляют возможность более глубокого анализа информации. Эти преимущества повысят уровень обслуживания клиентов и улучшат лояльность пользователей, делая ваш бизнес более конкурентоспособным.
