Коробочное решение или заказная разработка для автоматизации бизнес-процессов

Стремление автоматизировать бизнес-процессы на предприятии наблюдается во всех сферах деятельности, начиная с малого бизнеса, заканчивая крупными холдингами. Цель одна, – выполнять работы быстро и в срок. Движущим стимулом выступает дефицит человеческих ресурсов, с которым сталкивается каждый предприниматель.

Программные продукты, созданные для решения бизнес-задач, открывают массу возможностей. Выбирая определенный коробочный продукт или облачное решение предприниматель рассчитывает закрыть брешь в процессах. Получается ли добиться результата в итоге? Что выбрать бизнесу и не пожалеть об этом?

Программные продукты с доступом уже сейчас пользуются огромной популярностью на рынке благодаря быстрому доступу к функционалу, позволяющему автоматизировать процессы за несколько дней. Спорить о скорости запуска тут нет смысла т.к. доступ к IT-продукту выдается сразу после оплаты, в некоторых случаях еще до нее, в формате тестового периода. На первый взгляд процесс весьма удобен и не вызывает вопросов, но что скрывается под капотом?

Главное достоинство, – доступность полного функционала продукта за не большие деньги в короткий срок может обесцениться в процессе внедрения ПО. Выбирая коробочное решение для цифровизации процессов одного из департаментов, руководствуются правилом «устранить горящую проблему в максимально сжатые сроки» дополнительно оценивая функциональные возможности продукта.

Подходящий вариант обязательно находится и на первый взгляд удовлетворяет потребностям компании. Оплачивается подписка и наступает этап активного внедрения и использования продукта в рамках существующих бизнес-процессов. На этом шаге начинается сыпаться персонал, удовлетворенность выбранной системой, вдобавок подписка оплачена на год и вложенных средств жалко, да и система позволяет сделать не все так, как бы хотелось.

Начинается длительный этап перестройки бизнес-процессов в компании, влекущий за собой негодование, непонимание и сопротивление сотрудников. В рамках цифровой трансформации руководители сталкиваются с трудностями внедрение и сложность задачи №1 убедить персонал и/или клиентов пользоваться ПО.

Справиться с противодействием сотрудников задача со звездочкой для менеджера. Необходимо убедить персонал в пользе решения, обучить и сформировать привычку использовать софт. В случает с коробочным продуктом добавляется новый вызов, – перестроить бизнес-процессы под продукт.

Ни одно готовое решение на рынке не сможет повторить уникальные бизнес-процессы компании, а это значит, что вас ждет сложный процесс трансформации не только в точке автоматизации, но и в вопросах организации работы внутри компании. Придется переписать часть должностных инструкций, затем донести до персонала и получить подписи каждого сотрудника под ними. Регламентами не обойтись, процесс внедрения новых поведенческих паттернов может занять до года. Изменения сопровождаются текучкой кадров, что усложняет работу.

Сейчас вы думаете, – а так ли нужна цифровизация бизнесу? Несомненно она нужна! На рынке труда остро ощущается нехватка человеческих ресурсов, об этом говорят на каждой конференции связанной с ритейлом или HR. Автоматизация это ключ к успеху бизнеса и устойчивому развитию компании.

Отбрасывать идею цифровизации иррационально!  Сам факт возможности выполнять больший объем работ с тем же штатом говорит о выгоде внедрения автоматизации бизнес-процессов. Малому бизнесу ИТ-решения позволяют расти быстрее с минимальными затратами, высвобождая ресурсы под важные задачи.

Выгоды цифровизации бизнес-процессов

1. Повышение эффективности благодаря сокращению времени выполнения задач, улучшению качества работы и росту общей производительности бизнеса.
2. Автоматизация рутинных операций и оптимизация процессов снижают издержки на ручной труд, бумажную документацию и прочие ресурсы, что способствует уменьшению операционных расходов компании.
3. Цифровизация позволяет быстрее и точнее обрабатывать запросы клиентов, улучшать коммуникацию с ними, а также предлагать персонализированные услуги и продукты, что положительно сказывается на уровне обслуживания.
4. Более точное прогнозирование и аналитика: Цифровые системы позволяют собирать и анализировать большие объемы данных, что помогает в принятии обоснованных стратегических решений, определении трендов и предсказании будущих тенденций развития рынка.
5. Компания становится более гибкой, быстрой и адаптивной к изменениям на рынке, что помогает формировать конкурентные преимущества и укреплять позиции на рынке.

Очевидно, что преимущества внедрения автоматизации перевешивают недостатки, нужно только проработать процессы внедрения и компания получит качественно новый толчок развития. Кому же все-таки стоит воспользоваться готовыми решениями, представленными на рынке? Очевидно, что подойдут они не каждому бизнесу.

Малый и средний бизнес

Обороты таких предприятий нередко не позволяют заказать персональное решение по автоматизации бизнеса.  Кроме того, внедрение в компаниях со штатом  до 250 человек провести проще и безболезненнее для предприятия т.к. оптимизация осуществляется в отдельных департаментах и затрагивает малую часть персонала.

Коробочное решение позволит решить задачу в рамках существующего бюджета. Поэтапное изменение в правилах взаимодействия в компании позволит плавно перевести сотрудников на платформу и достичь цели.

Важно! Если в рамках стратегии, компания в ближайшие 5 лет планирует активно расти, стоит взвесить, настолько ли выгодно использовать коробочный продукт. На старте готовое решение станет отличным подспорьем для наращивания темпов, но в будущем стоит рассмотреть заказную разработку программного обеспечения.

Тривиальные задачи

Когда нужно автоматизировать одну или несколько задач повторяющихся изо дня в день и требующих дополнительного времени. Например, публикация постов в соцсетях или фиксация рабочего времени  сотрудников.

На рынке представлено множество продуктов с разной ценовой политикой удовлетворяющих запрос предпринимателя, в данном случае разработка кастомного ПО не рациональна, оптимальным решением станет внедрение готовой системы и интеграция с продуктами используемыми в компании (по необходимости).

Типовые бизнес-процессы

В рамках ряда подразделений есть бизнес-процессы функционирующие по одному алгоритму с другими компаниями. Примером таких процессов является ведение бухгалтерии или работа кол-центра в CRM. В обоих случаях цепочка действий сотрудников одинакова, заполнение данных или обзвон клиентов, с дельнейшим подтверждением действий.

В данном случае готовые решения удовлетворяют потребности рынка полностью, за исключением уникальных интеграций, таблиц и т.д.

Коробочные решения менее гибкие, чем разработка веб-приложений под задачи бизнеса. В ряде случаев решение практически невозможно вписать в IT-инфраструктуру компании.  Это связано с жестко фиксированными бизнес-процессами вшитыми в продукт в качестве функциональных возможностей. Доработка и улучшение решения парой обходятся дороже создания своей системы, а интеграцию произвести нельзя из-за несовместимости.

Решение создавать персональную систему приходит с развитием, активный рост диктует потребности, появляются уникальные бизнес-процессы, которые необходимо оцифровать или обеспечить работу за счет дополнительных ресурсов. Удержание бизнеса в подконтрольных рамках и обеспечение роста достигается за счет автоматизации – путь умеренного роста с постепенным услужением и трансформацией процессов обеспечивающий успех предприятия.

Компания решается заказать разработку приложения, когда имеющееся решение не удовлетворяет потребности. Жесткость настроек и функциональных возможностей в коробочном продукте ограничивает возможность изменения правил выполнения операционных задач. Бизнес зажат в тики продуктом и не может расти дальше, это заставляет смотреть по сторонам в поисках подходящего продукта.

Чем уникальные бизнес-процессы тем сложнее найти новый продукт удовлетворяющий новым потребностям. Изучение предложений на рынке показывает, что решений удовлетворяющих все потребности бизнеса на рынке нет. Индивидуальная разработка веб-приложений обеспечивает компанию продуктом, закрывающим все потребности бизнеса без лишнего функционала.

Часто компании обращаются к индивидуальной разработке, когда на рынке нет продукта, способного решить текущую бизнес-задачу. Среди прочих причин эта наиболее распространена т.к. парой именно эти задачи являются движущими и приносят основной доход. Автоматизация позволяет ускорить процесс в 2, 3, 5, 10 раз увеличивая обороты в несколько десятков раз. Компания отказывается от найма дополнительного не нужного персонала, наращивает скорость обмена информацией и выполнение задач.

Сеть магазинов «Лента» оптимизировала процесс сбора заказов в магазине с помощью приложения ускорив обработку на 4.2%. Компании удалось достигнуть таких показателей благодаря функционалу навигации по магазину для сотрудника ответственного за сборку.

Если компания дополнит систему ИИ, составляющим оптимальный маршрут сотрудника, показатели можно будет улучшить до +1%.

Крупному и среднему бизнесу со стратегическими целями направленными на рост оборота, увеличение доли присутствия на рынке, снижение производственных затрат и т.д. необходима цифровизация для выполнения плана. Компании активно используют в ИТ-инфраструктуре коробочные решения для типовых процессов, однако для уникальных задач прибегают к созданию персонального решения реализуя силами штата ИТ департамента или с привлечением аутсорс разработчиков.

Для компаний, чьи задачи выходят за рамки типовых решений, заказанная разработка веб и мобильных приложений дает возможности для качественного скачка в развитии. Выбирая путь создания своего продукта, бизнес получает ряд преимуществ.

1. Продукт без лишнего функционала, перегружающего систему лишними запросами, что снижает отклик приложения, уменьшая производительность труда.
2. Понятный интерфейс, с которым будет просто взаимодействовать даже новичку без дополнительного обучения.
3. Продукт дублирует бизнес-процессы компании, а значит, нет необходимости переписывать должностные инструкции и переобучать персонал.
4. Исключительное право собственности на ИТ-решение, полная независимость от вендора.
5. Низкий риск отказов в работе после обновления системы из-за несовместимых с новой версией доработок системы.
6. Нет необходимости ежегодно оплачивать лицензию.
7. Для доработок продукта не надо искать дополнительных подрядчиков, часто их можно выполнить в рамках технической поддержки.

Несмотря на существенные аргументы у данного подхода есть два значительных недостатка,-  высокая стоимость и продолжительный срок реализации проекта.  Оба фактора надо учитывать при планировании достижения бизнес показателей компании.

Резюмируя выше сказанное, можно подчеркнуть основные различия между заказной разработкой программного обеспечения и готовыми коробочными продуктами.

Выбирать стратегию цифровизации стоит ориентируясь на стратегические цели компании и бюджет. Заказная разработка решает бизнес задачи на 100%, но эффективна не для всех задач, в ряде ситуаций стоит использовать готовое решение, которое обеспечит нужный результат уже завтра. Для уникальных задач и бизнес-процессов выбирайте создание веб- и мобильного приложения самостоятельно или с привлечением аутсорс команды.