Корпоративный портал и цифровое рабочее место: цели, функции и возможности

В бизнес-среде успешно функционирующие компании часто обращают внимание на разработку и внедрение внутренних корпоративных порталов и цифровых рабочих мест. Эти две технологии становятся частью корпоративной культуры и представляют собой платформу для сотрудников, увеличивая их взаимодействие и продуктивность.

Цифровые рабочие места трансформируют традиционные подходы к выполнению задач, способствуя созданию единого пространства для персонала. Благодаря этим инструментам сотрудники получают доступ к информации, ресурсам и приложениям в одном месте.

Что такое корпоративный портал и цифровое рабочее место

Корпоративный портал это онлайн-платформа, цель которой — объединить работников компании, ресурсы и информацию компании в едином цифровом пространстве. Инструмент обеспечивает взаимодействие и обмен информацией между департаментами и персоналом, ускоряя решение задач.

Цифровое рабочее место — это концепция, ориентированная на создание доступной цифровой среды для выполнения сотрудниками повседневных задач с использованием различных устройств и приложений. Она объединяет технологии, такие как облачные сервисы, средства связи и инструменты продуктивности, формируя уникальную рабочую среду.

Вместе эти технологии обеспечивают компании конкурентное преимущество, позволяя гибко реагировать на изменения, улучшать внутренние процессы и повышать удовлетворенность сотрудников.

Зачем компании корпоративный портал

Внутренний портал предлагает сотрудникам единый доступ к ресурсам компании, включая базы знаний, документы и инструменты для совместной работы. Это сокращает время на поиск информации и помогает сосредоточиться на бизнес-задачах. Портал также облегчает обмен идеями и мнениями, способствуя инновациям и укрепляя командное взаимодействие.

Функции корпоративного портала и цифрового рабочего места

Корпоративный портал и цифровое рабочее место предлагают ряд функций, способствующих улучшению внутреннего взаимодействия и продуктивности сотрудников. Эти инструменты становятся незаменимыми элементами инфраструктуры компании, обеспечивая доступ к ключевым ресурсам и поддерживая эффективное выполнение задач.

Типичная структура портала 

Портал включает ряд базовых элементов управления для обеспечения и достижения результата.

1. Главная страница с актуальной информацией, включая новости и обновления компании.
2. Функционал, предоставляющий доступ к внутренним документам, базе знаний и автоматизированным процессам. Например, заявки на отпуск и отчёты.
3. Средства взаимодействия, такие как чаты и списки задач.

Функции цифрового рабочего места

Цифровое рабочее место предлагает функционал, упрощающий рабочие задачи. Мобильный доступ к корпоративным ресурсам с любых устройств избавляет от необходимости быть в офисе, благодаря чему достигается гибкость. В нем представлены инструменты для совместной работы: видеоконференции и редактирование документов онлайн. Интеграция с облачными сервисами ускоряет хранение и обработку данных, а аналитические инструменты помогают компаниям адаптироваться и принимать взвешенные решения.

Как внедрить корпоративный портал и цифровое рабочее место в компании

Правильное внедрение корпоративного портала и цифрового рабочего места является ключом к успеху любой компании. Процесс требует тщательного планирования и учета всех аспектов, начиная от выбора технологий и заканчивая обучением пользователей.

Управление корпоративным порталом

Для достижения результата требуется сосредоточенность на поддержании актуальности и безопасности платформы. Это включает в себя регулярное обновление содержимого, контроль доступа к информации и отслеживание производительности системы. Важнейшей частью управления является анализ пользовательской активности и сбор обратной связи для корректировки и улучшения функциональности. Сотрудничество с IT-отделом и участие бизнеса в разработке стратегии управления порталом гарантируют его соответствие требованиям компании и цели.

Организация цифрового рабочего места: как не допустить ошибок

Организация цифрового рабочего места — это сложный процесс, требующий внимательного подхода и учёта факторов влияющих на создание безопасной среды. Чтобы избежать ошибок, важно следовать ключевым стратегиям.

1. Планирование и анализ потребностей. Тщательно анализируйте потребности сотрудников и бизнеса, чтобы определить необходимые инструменты и технологии для повышения продуктивности и взаимодействия.
2. Интеграция. Новое рабочее пространство должно быть совместимо с существующими корпоративными системами.
3. Доступность и простота использования. Интуитивный интерфейс и доступ с разных устройств важны для внедрения программного продукта позволяя сотрудникам легко адаптироваться и использовать предоставленные инструменты.
4. Безопасность и управление доступом. Строгие меры безопасности, регулярные аудиты и обновления ПО для предотвращения утечек данных и несанкционированного доступа.
5. Обучение и поддержка пользователей. Главной задачей внедрения и использования цифровых инструментов и постоянная техническая поддержка помогает минимизировать проблемы и поддерживать продуктивность, а также обучение персонала на всех этапах.
6. Обратная связь и постоянное улучшение. Регулярный сбор отзывов для выявления проблем и точек роста способствует постоянному совершенствованию и более точному соответствию потребностям организации.

Как цифровые рабочие места помогают в управлении персоналом

Цифровые рабочие места трансформируют управление персоналом, предоставляя инструменты для организации и повышения вовлеченности сотрудников. Рассмотрим, как они помогают изменить HR-управление на примерах.

1. Улучшение коммуникации. В компаниях, таких как Microsoft, используются интегрированные платформы, обеспечивающие мгновенный обмен сообщениями, видеоконференции и групповое обсуждение проектов. Это позволяет сотрудникам работать как единая команда, вне зависимости от местонахождения, снижая зависимость от длительной и сложной электронной переписки.
2. Автоматизация HR-процессов. Компании, такие как SAP, используют решения, похожие на SuccessFactors. Электронное оформление заявок на отпуск или автоматическое обновление данных о сотруднике помогают HR-отделу избежать человеческих ошибок и сократить время на административные задачи. Например, автоматическая система учёта рабочего времени может сразу рассчитывать зарплату на основе зарегистрированных данных.
3. Развитие сотрудников. Amazon использует онлайн-платформы для обучения сотрудников. В компаниях внедряются системы управления обучением (LMS), такие, как Coursera или Khan Academy для бизнеса. С их помощью организовываются тренинги и семинары. Такой подход помогает новым сотрудникам быстрее осваивать рабочие обязанности.
4. Анализ данных и обратная связь. Инструменты, подобные Workday, предоставляют проанализировать данные о вовлеченности и продуктивности сотрудников. Например, Google использует аналитику, чтобы отслеживать степень вовлеченности команды в проекты и выявлять области для улучшения. Таким образом, HR-отделы могут основываться на конкретных данных для принятия стратегических решений.
5. Гибкость и мобильность. С внедрением цифровых рабочих мест, таких как ZOOM и Slack, компании, включая Spotify, предлагают сотрудникам гибридные условия работы. Это позволяет поддерживать продуктивность даже в удалённом формате, устраивая еженедельные онлайн-встречи или проводя брейнсторминги. Такая мобильность способствует сохранению баланса между работой и личной жизнью.

Цифровые рабочие места не просто упрощают процессы, но и трансформируют культуру работы, делая их эффективными и быстро адаптируемыми.

Преимущества внедрения цифровых рабочих мест

1. Внедрение корпоративных порталов и цифровых рабочих мест стало частью корпоративной культуры, повышая продуктивность и взаимодействие сотрудников.
2. Трансформация рабочих процессов. Технологии меняют традиционные подходы к выполнению задач, создавая единое пространство для сотрудников, что облегчает доступ к информации и ресурсам.
3. Корпоративные порталы улучшают взаимодействие персонала, повышают производительность и облегчают обмен мнениями, в то время как цифровые рабочие места предлагают гибкость и мобильность сотрудников.
4. Цифровые рабочие места трансформируют управление персоналом через автоматизацию процессов, развитие сотрудников, управление мотиваций, взаимодействием и контролем работы членов команды. Инструменты для каждого бизнеса отличаются и зависят от цели компании. Поэтому корпоративные порталы разрабатываются под задачи бизнеса, и ни одно готовое решение не может закрыть потребности компании.
5. Внедрение этих технологий даёт компаниям гибкость для адаптации к изменениям и улучшает внутренние процессы, обеспечивая конкурентное преимущество.