По прогнозам экспертов мировой рынок BI к 2028 году достигнет объема $43 млрд, что почти вдвое превышает его объем на 2021 год. Это показатель востребованности BI-систем бизнесом. Самое время разобраться в часто допускаемых ошибках внедрения BI и исключить их.

В этой статье мы расскажем о значении и преимуществах BI для современных организаций, перечислим основные ошибки при внедрении. Также вы узнаете о важности персональной настройки для адаптации BI-системы под конкретное предприятие.

Термин «Business intelligence» переводится с английского, как «бизнес-аналитика», то есть аналитическая работа с показателями компании для выявления тенденций и проблем с целью повышения эффективности рабочих процессов. Например, для коммерческого отдела это становится возможностью следить за маржинальностью товаров для корректировки цен по рынку, а для отдела закупок – способом оценки востребованности товаров для оптимизации запасов.

Компании внедряют бизнес-аналитику, чтобы достигнуть следующих целей.

Оптимизация работы с большими объемами данных. Если данных немного, то мониторить и сводить их можно вручную, а для ведения аналитики подойдет и Excel. Но при развитии бизнеса данных становится значительно больше. Вести таблицы Excel на десятки и сотни тысяч строк – непрактичное решение, нужны технологии BI. Они будут собирать все значимые данные из разных источников и формировать из них отчеты в виде графиков и таблиц.

Оптимизация бизнес-процессов. Происходит таким образом: в BI-отчетах для высшего руководства отражена статистика в целом по компании, для руководителей подразделений – статистика по вверенным им отделам. Каждый руководитель на своем уровне оценивает динамику и отслеживает показатели, которые проседают. Он может углубиться в более детальные отчеты по проседающим направлениям, чтобы найти точки спада эффективности и сформировать точки роста на ближайшее время.

Повышение безопасности данных. Чтобы вести объемную аналитику вручную, нужна целая команда специалистов, то есть к файлам имеет доступ много людей. Кто-то из них может совершить ошибку, что приведет к искажению или потере данных. Системы бизнес-аналитики надежнее, они обеспечивают нужный уровень доступа и хранят данные. Можно настроить, какой отдел или специалист могут вносить изменения или только просматривать файлы.

Преимущества внедрения BI

Чтобы оценить перспективу работы с BI-инструментами в полной мере, стоит подробнее рассмотреть возможности оптимизации рабочих процессов и другие преимущества.

Оптимизация процессов. С внедрением систем BI сотрудники тратят на формирование отчетности не часы, а минуты или даже меньше: нажимаем на «Report» – система агрегирует данные из всех источников и автоматически формирует отчеты. За счет столь существенной экономии рабочее время используется более продуктивно.

К тому же при правильном подходе делегировать аналитику BI-системам выгоднее, чем оплачивать часы работы специалистов по старинке – это экономия бюджетов.

Улучшение принятия решений. Решения принимаются не только быстрее, но и качественнее – системы бизнес-аналитики исключают ошибки и помогают осуществлять оперативный контроль при тестировании разных стратегий, в ходе анализа помогают определять сильные и слабые стороны, чтобы оперативно корректировать стратегию.

Повышение конкурентоспособности. BI-системы помогают эффективно находить новые точки роста, за счет чего компании лучше адаптируются к меняющимся тенденциям рынка. Это позволяет становиться более конкурентоспособными даже в нестабильных условиях рынка.

Основные ошибки внедрения BI

В связи с уходом из РФ таких крупных сервисов, как Power BI и Oracle Business Intelligence, компании начинают открывать для себя BI-платформы от разработчиков из России. Например, Visiology от одноименной компании из Москвы, Almaz BI от компании «Инлексис» или другие платформы от русских разработчиков.

Выбор платформы – это важный подготовительный этап, но даже покупка дорогостоящего и качественного продукта не гарантирует оптимизации рабочих процессов и достижения вышеизложенных преимуществ. Важно правильно выбрать платформу и корректно внедрить ее в работу компании. На стадии внедрения компании часто допускают одни и те же ошибки. Предлагаем ознакомиться с самым распространенными.

Отсутствие четкой стратегии

Без подробно проработанной стратегии использования технологий BI невозможно достигнуть стратегических целей компании. В таком случае бизнес-аналитика становится серией узкопрофильных проектов, которые фактически работают по отдельности друг от друга. Для достижения эффективности внедрения и работы стратегия должна быть не только продуманной, но и задокументированной.

Игнорирование нужд пользователей

Эту ошибку допускают и на стадии выбора платформы бизнес-аналитики, и при ее внедрении. Одна из частых проблем, с которой сталкиваются при внедрении бизнес-аналитики – это сопротивляемость сотрудников переменам в рабочих процессах. А сопротивляются они потому, что руководство выбрало платформу без учета потребностей пользователей. Это приводит к несоответствию ожиданиям – мощные и дорогостоящие платформы не приносят ожидаемой эффективности.

Для того, чтобы оценить потребности пользователей, перед внедрением необходимо проводить демонстрации возможностей новой системы с обсуждением и снятием с сотрудников обратной связи. Также необходима персонализация системы, данную потребность компании тоже часто игнорируют, эту ошибку мы рассмотрим далее.

Необученность сотрудников

Еще одна из причин сопротивления коллектива нововведениям – когда уделили недостаточно внимания их обучению. До внедрения изменений сотрудники должны пройти обучение, в ходе которого они не только научатся работать с системой, но и оценят ее преимущества. У крупных платформ есть свои обучающие механики. Например, у российской системы Visary BI есть полноценный учебный центр, в котором осуществляют подготовку пользователей по администрированию и работе с платформой.

Также с точки зрения менеджмента очень важно, чтобы руководство транслировало серьезность своих намерений и уверенность в стратегической важности внедрения BI для развития компании.

Недостаточная персонализация

Перед полноценным запуском бизнес-аналитики необходимо проверить корректность формируемых отчетов и изучить все возможности по их детализации до нужного уровня. Желательно, чтобы работоспособность системы оценивали не только профессиональные тестировщики, но и обычные пользователи. Тестировщики оценят работу с технической точки зрения, но только будущие пользователи системы могут сказать, насколько удобно взаимодействовать с дашбордами, что можно изменить в лучшую сторону.

Отсутствие плана по мониторингу и оценке эффективности

Владельцы бизнеса часто думают, что BI-система станет решением всех проблем и будет работать сама по себе. Так не выйдет, даже если речь идет о приобретении самой технологичной платформы. Бизнес-аналитика будет собирать данные из заданных источников и обрабатывать их, но насколько это будет полезным – зависит от плана по мониторингу. Также важно оценивать эффективность работы с бизнес-аналитикой, особенно на начальных стадиях, когда могут потребоваться корректировки в персонализации и других настройках.

Важность персональной настройки

Важнейшая стадия внедрения BI-системы – ее адаптация под бизнес-задачи компании. В первую очередь нужно определиться со своими запросами – какие показатели должны присутствовать в отчетах и как часто данные должны будут обновляться. У каждого подразделения компании будут свои запросы, соответствующие задачам. Например, отделу маркетинга требуется информация по продажам, активности клиентов и расходам на рекламу, а финотделу нужны отчеты по финансовой активности всех подразделений.

Для быстрой адаптации персонала и удобства работы важно определиться, какими должны быть дашборды – что должно на них отображаться и откуда система будет брать нужную информацию.

Также важно оценить возможность data integration – интеграции в новую систему бизнес-аналитики внутренних и сторонних сервисов, которыми компания уже пользуется. Например, Excel, Azure, SQL Server и других. Такие интеграции нужны для того, чтобы автоматизировать обмен данными. Это не только экономит время, но и повышает точность аналитики за счет исключения ошибок. Крупным компаниям может потребоваться интегрировать новую систему бизнес-аналитики с другими BI-платформами. Такая возможность есть не только при разработке ПО под себя, но и в коробочных версиях.

Большое значение имеет удобство интерфейса. При интуитивно понятном интерфейсе пользователи быстро обучатся и адаптируются к работе в новой системе. В противном случае сотрудники будут тратить на аналитику много времени, мотивация на освоение новой системы снизится.

Коротко о главном

Таким образом, грамотное внедрение бизнес-аналитики включает в себя несколько последовательных этапов.

1. Определение потребностей структурных подразделений компании. Начинать собирать перечень нужных показателей стоит сверху вниз по структуре компании. Например, сначала зафиксировать, какие показатели и отчеты нужны топ-менеджерам, затем данные, которые нужны региональным управленцам или руководителям отделов, чтобы предоставить вышестоящему руководству нужные данные и так далее. При таком подходе в работу берутся только на самом деле важные показатели.
2. Определение источников необходимых данных. На этой стадии проверяются возможные интеграции с внутренними системами компании и сторонними сервисами, с которыми компания работает.
3. Адаптация интерфейса. Удобство business-analytics систем так же важно, как и возможности, которые она предоставляет. На этой же стадии стоит определиться, какие данные в итоговых отчетностях будут визуализироваться в виде графиков, диаграмм и других графических элементов.
4. Тестирование готовой системы бизнес-аналитики. Тестирование необходимо провести по всем возможным сценариям использования системы. Полученные в ходе тестирования данные нужно сравнить с теми, что были получены при использовании прежних аналитических инструментов – важно убедиться, что итоговые показатели совпадают.
5. Обучение сотрудников. Каждое из подразделений должно подробно ознакомиться со всеми возможностями BI-платформы, которые будут или могут использовать в работе.

Чтобы получить от BI-технологий желаемый уровень автоматизации и другие преимущества, нужно обстоятельно подойти к их внедрению. Важно составить стратегию внедрения и следовать ей, а также избегать перечисленных в статье ошибок – не игнорировать потребности пользователей и не пренебрегать персонализацией системы, достигнуть должного уровня мотивации и обученности персонала.