Интранет-портал «Pulse.Delaweb».

О клиенте

Компания «Delaweb» – современное IT-агентство, работающее с крупными клиентами, такими как «ВодоходЪ» – лидирующая судоходная компания и туристический оператор России и «Conte» — белорусский производитель женской одежды, один из самых успешных в стране.

Компания специализируется на создании «под ключ» корпоративных сервисов, B2B-маркетплейсов, мобильных приложений и проектов в сфере IoT.

О проекте

Сотрудникам аутсорс-компании необходимо фиксировать точное время выполнения задач. От этого зависит, сколько часов будет оплачено заказчиками. Но среди десятков сотрудников регулярно кто-то забывает указать часы или указывает их не полностью. Что в итоге приводит к снижению рентабельности бизнеса.

Поэтому мы решили упростить, максимально автоматизировать и сделать более прозрачным этот процесс учета часов. Так родился внутренний ресурс «Pulse.Delaweb».

Используя портал «Pulse.Delaweb», сотрудники своевременно заполняют ежедневные отчеты, тратя на это всего пару минут, а руководители и менеджеры компании могут просматривать и анализировать эту информацию. Это позволяет своевременно фиксировать проблемы и поддерживать процент зафиксированного времени близким к 100%.

В перспективе проект будет развиваться в сторону дальнейшей автоматизации процессов внутри компании: данные по загруженности сотрудников в виде диаграмм Ганта, корпоративный информационный портал, планирование отпусков и своевременные уведомления о приближающемся отпуске, процесс аттестации и даже геймификация профессионального развития.

Цели проекта

Повышение рентабельности компании. Ликвидировать «потерянное» время путем автоматизации отчетности, что снизит финансовые потери компании.
Экономия времени сотрудников. Заполнение ежедневных отчетов должно стать простым, быстрым и удобным.
Экономия времени руководства при сохранении достаточного уровня контроля. Вся информация по отчетности сотрудников должна быть на одном кране.

Цифры

на 17% Повысилась рентабельность
2 минуты Занимает проверка отчетов за вчерашний день
143 часа Не потеряли уже в первый месяц

Решение

Нашей командой был реализован интранет-портал, состоящий из веб-приложения на React и серверной части на PHP, которая обменивается информацией с корпоративным планировщиком Планфикс, используя API. Вся основная информация, включая сотрудников, проекты и задачи загружается автоматически и хранится в актуальном состоянии внутри системы.

В конце рабочего дня сотрудникам ставится задача «Заполнить отчет» в планировщике. Перейдя по уникальной ссылке, сотрудник заполняет отчет, указывая проекты, задачи, количество часов, добавляя комментарий по необходимости.

Для руководителей и менеджеров реализована панель управления. В ней легко получать данные о рабочем времени сотрудников, о проектах, простоях, сроках и переработках. Вся ключевая информация, на сбор которой ранее могли уходить часы, теперь собрана на одном экране, в максимально удобном виде.

В системе проработано разделение управляющих ролей на группы и проекты, что позволяет показывать каждому сотруднику только ту информацию, которая ему необходима.

Интеграция с Планфикс

Страница сотрудника «Ежедневный отчет». В этом разделе сотрудник может заполнить ежедневный отчет, воспользовавшись подготовленными данными, собранными системой «Pulse.Delaweb». Перейдя к заполнению, сотрудник видит все свои текущие задачи, а также комментарии, оставленные в течение дня, на одной странице, что упрощает заполнение отчета. Система даже, основываясь на активности сотрудника в течение дня, предлагает значения количества часов, затраченных на каждую задачу.
Панель управления

Раздел «Сводка». В этом разделе менеджер может посмотреть сводные данные по ежедневным отчетам. Суммарные часы, список проектов, список задач, занятость сотрудников. Здесь же с первого взгляда видно, кто не заполнил отчет вчера, подсвечиваются сотрудники, регулярно нарушающие процесс.

Раздел «Отчеты». На этой странице выводится таблица со всеми отчетами. Можно в два клика сформировать срезы по конкретному сотруднику, отделу или по проекту и быстро получить суммарные цифры в наглядном виде.

Раздел «Сотрудники». Здесь отображается список всех сотрудников, с датой заполнения последнего отчета. Возможности редактирования не предусмотрено, так как данные сотрудников получаются из сторонней системы.

Раздел «Проекты». Список проектов, с датой заполнения последнего отчета по проекту.

Раздел «Настройки». В этом разделе создаются «Шаблоны отчетов». В шаблоне указывается какие сотрудники, в какое время и дни недели будут получать задачу на создание какого рода отчета. Форматов отчетов несколько видов и здесь можно гибко управлять всеми параметрами их формирования.
Интеграция с Планфикс

В компании используется внутренний планировщик — Планфикс. Мы провели интеграцию с его API, реализовали непрерывную синхронизацию данных между сервером Pulse.Delaweb и Планфикс. Это позволяет нам в системе поддерживать актуальными списки проектов, задач, сотрудников, знать о всех действиях которые совершил в Планфикс каждый сотрудник и о каждой задаче, над которой он сегодня работал.

Вызовы

Достигнуть 100% зафиксированных рабочих часов каждый месяц. Для аутсорс-компании жизненно важно тщательно фиксировать каждый потраченный на задачи час, так как эти часы формируют доход компании. Научить десятки людей никогда ничего не забывать и те терять ни одного из многих десятков часов казалось нам невыполнимой задачей. Но благодаря автоматизации этого процесса через систему Pulse.Delaweb и удобным инструментам полуавтоматического контроля за отчетностью, нам удалось достигнуть пусть не ста, но стабильных девяносто девяти процентов зафиксированного времени каждый месяц. Что, в свою очередь, позволило нам повысить рентабельность бизнес-процесса компании.

Тратить на контроль отчетности 2 минуты в день. Обычно, формирование отчетов по времени сотрудников, разбор цифр, учет отпусков и больничных, расследование потерь и подобные вещи занимали несколько часов, которые мы могли себе позволить выделять только раз в месяц. С отчетом в разделе “Сводка” приложения Pulse.Delaweb этот процесс удалось полноценно делегировать менеджерам, которым достаточно уделять всего пару минут в день для проверки и достигать практически 100% отчетности.

Убедить разработчиков, что фиксировать время – это просто и быстро. С новым интерфейсом, который автоматически заполняет большую часть отчета, процедура ежедневной фиксации времени превратилась в несколько кликов. И больше не нужно держать в памяти, что нужно это сделать, так как задача появится автоматически.