Корпоративное приложение для сотрудников

О клиенте

Компания Grass – крупнейший отечественный производитель бытовой химии, работает во всех регионах России и поставляет продукцию в десятки других стран.

Компания производит специализированные средства для уборки отелей и ресторанов, клининга бассейнов, профессиональные чистящие средства для автомобилей. Есть также линейки для индивидуального потребителя: как косметические, так и для стирки с уборкой.

Компания обладает собственной научно-исследовательской лабораторией, помогающей постоянно расширять спектр выпускаемой продукции.

О проекте

Мобильное приложение «GrassHR» упрощает взаимодействие сотрудников предприятия с отделом кадров. С его помощью сотрудники могут подавать заявления, получать справки, смотреть детализацию по заработной плате, планировать отпуска и выполнять ряд других действий без необходимости посещения отдела кадров или бухгалтерии. Также сотрудники могут использовать приложение для операций с корпоративной валютой — грасс-коинами.

Цели проекта

Упростить документооборот в компании. Снизить рутинную нагрузку на штат отдела кадров, избавить сотрудников от заполнения бумажных форм.
Развить использование внутренней валюты Популяризировать внутреннюю валюту и стимулировать желание ее заработать. Облегчить обмен на корпоративные бонусы: от покупки обедов до туристических путевок.
Получать обратную связь от сотрудников. Свести к минимуму бюрократию, дать работникам возможность вносить рационализаторские предложения.
Централизовать управление документами. Дать сотрудникам возможность просматривать и загружать свои документы в мобильном приложении, позволить делиться ими с отделом кадров.

Цифры

> 1500 Сотрудников носят персональный HR-отдел у себя в кармане
в 5 раз Ускорили получение документов
на 80% Сократили объем бумажных заявлений

Результаты

В 3 раза снижена нагрузка на HR-отдел. Процесс работы с заявлениями и выдача справок практически полностью цифровизованы.
Прямой канал связи с сотрудниками. Теперь компания может организовать рассылку на всех сотрудников, определенный отдел или написать персонально.
Оперативное оповещение о новостях и мероприятиях. Все новости и анонсы корпоративных мероприятий сотрудники получают мгновенно в смартфоне.
Упростили коммуникацию. Благодаря разделу “Контакты” каждый сотрудник легко может найти контакты любого из своих коллег и быстро связаться с ним.
Резко повысили интерес к внутренней валюте. Сотрудники могут отслеживать баланс и тратить накопленные коины прямо в приложении.

Решение

Нашей командой было реализовано мобильное приложение и его серверная часть, которая обменивается информацией с внутренней системой документооборота и позволяет хранить и обрабатывать данные для мобильного приложения. Можно выбирать и получать информацию о сотрудниках, документах, истории транзакций, о заказанных заявлениях, начислениях заработной платы и многое другое.

Раздел «Заявки». В этом разделе сотрудник может заказать справку или оформить заявку, заполнить её прямо в приложении, поставить личную электронную подпись.
Раздел «Документы». В этом разделе в электронном виде хранятся документы сотрудника: выданные справки, расчетные листы и так далее. Документы доступны для скачивания.
Раздел «Коины». Здесь можно обменять корпоративную валюту, выбрав из обширного списка возможностей – от покупки обеда до оплаты путевки в дом отдыха. Можно перевести валюту другу или отправить в копилку команды.
Раздел «Идеи». Можно подать рационализаторское предложение, узнать, принято ли оно к рассмотрению, и какую премию за него начислили.
Интеграция с документооборотом. Внутренняя система документооборота компании была снабжена программным интерфейсом, к которому обращается серверная часть нашей системы. Мы провели интеграция с этим API, реализовали механизмы для синхронизации данных между нашим сервером и системой БК.

Вызовы

Снижение нагрузки на систему документооборота. Чтобы уменьшить количество запросов к внутренней инфраструктуре заказчика и не пытаться подружить с ней приложение, мы реализовали собственную систему с отдельным хранилищем данных, используемых приложением, произвели интеграцию, чтобы поддерживать данные в обеих системах в актуальном состоянии.

Своевременные уведомления пользователю. После подачи сотрудником заявления или идеи, его запрос проходит стадии от рассмотрения и согласования до принятия. Эти статусы меняются во внутренней системе заказчика, поэтому нам потребовалось получать данные о смене статусов с минимальными задержками и отправлять уведомления на мобильные устройства сотрудников. Необходимо уведомлять и о входящих транзакцих сотрудника, в частности — о зачислении на счет грасс-коинов. Для решения этой задачи мы произвели интеграцию как с документооборотом, так и с сервисом Firebase, позволяющим отправлять пуш-уведомления на мобильные устройства персонала.

Безопасная замена подписи. Практически все документы требуют личной подписи сотрудника, при подаче заявления онлайн предусмотрен верификационный механизм. Мы интегрировали наш бекенд с подсистемой на стороне заказчика, используя специальные защищенные протоколы. Теперь приложение GrassHR полностью обслуживает весь процесс цифровой подписи, сохраняя его безопасность на высочайшем уровне.