Всем давно известно, мало найти хорошего сотрудника, его нужно грамотно и комфортно ввести в процесс работы и должность. При всем этом качественный процесс адаптации есть далеко не у всех.
Доказано, чаще всего уход по желанию сотрудника в первые месяцы работы в компании, как раз связан с тем, что новобранец просто не сумел разобраться с новой работой. Когда все сложно, не понятно, не структурировано, неясно к кому обратиться и что тебе нужно делать, плюс нет никакой конструктивной обратной связи, то, в конце концов, захочется все бросить, рано или поздно.
Конечно, кто-то и без онбординга спокойно живет и работает. Но то, что процесс онбординга нужен, и то, что чем он лучше, тем быстрее новый сотрудник вливается в работу и начинает приносить пользу компании, работая спокойно и счастливо, является бесспорным.
По отзывам бывших и нынешних сотрудников, процесс адаптации в нашей компании выстроен довольно неплохо, и мы хотим поделиться им.
Онбординг или адаптация — это процесс ознакомления нового сотрудника c рабочими процессами, командой и текущими проектами. Это процесс ознакомления с корпоративной культурой, принятыми в компании подходами к решению задач и построения эффективного взаимодействия с командой.
Чаще в различных статьях можно встретить описание общих шагов по процессу адаптации, мы хотим описать все более детально, возможно, кому-то как раз такое детальное описание поможет настроить онбординг у себя в компании более эффективно.
Первые шаги в направлении адаптации нового сотрудника начинаются после того, как кандидатом был принят офер.
Мы составили план предварительного ввода в должность. Предлагаем познакомиться с ним:
- Создаем группу в Телеграм, куда добавляем будущего сотрудника, директора, технического директора, прямого руководителя нового сотрудника, HRD и помощника руководителя. В этой группе проходит первичная коммуникация с новым коллегой. Высылаем готовое шаблонное сообщение с дальнейшими действиями для будущего коллеги: знакомство, трудоустройство, информация по выходу в первый день.
- Начинается подготовка всей необходимой для сотрудника инфраструктуры, а также запускаются процессы в команде проекта по подготовке к подключению нового участника: готовятся базовые стартовые задачи по проекту, формируется примерный план, чем будет заниматься новый сотрудник, кто будет курировать первые шаги и так далее.
- Параллельно создается карточка сотрудника, которая в день выхода на работу отправляется в общую группу Телеграм. Будущий сотрудник присылает небольшую информацию о себе с фото. На основании полученной информации оформляется карточка.
В первый рабочий день новый сотрудник добавляется в общий чат в Телеграм и туда же отправляется ознакомительная карточка.
В 10.00 сотрудник получает автоматическое сообщение с доступом к новой корпоративной почте. Зайдя в нее, он видит там 2-3 инвайта в разные системы и основной таск-менеджер.
Далее новым сотрудником производится активация аккаунта, выполнение первичных задач:
- Знакомство с программой (заполнение профиля, ознакомление со статьями по работе с таск-менеджером).
- Изучение манифеста разработчика (ознакомление с философией и общими принципами работы в компании).
- Изучение Welcome book компании.
Сотрудник сам устанавливает необходимое ПО (если требуется) , а технический руководитель дает софт.
Команда, встречающая сотрудника, между собой решает, будет ли проводиться созвон-знакомство по проекту и кто в нем будет участвовать. Как правило, такой созвон планируется на 12.00 или 15.00-16.00 часов первого дня, в зависимости от того, насколько быстро человек решает первичные ознакомительные задачи и когда удобно остальным участникам.
На этом созвоне представляются участники, ПМ дает вводные по проекту со стороны бизнеса, истории, команды, а технический руководитель рассказывает, с точки зрения технической, без погружения в детали.
Также в первый день происходит созвон с непосредственным руководителем новичка.
Если сотрудник выходит в офис, то происходит все то же самое + встреча сотрудника в офисе, экскурсия, знакомство с командой в офисе.
На второй-третий день проходит Welcome встреча с HRD. Она нужна для более близкого знакомства, обсуждения Welcome book, корпоративной культуры компании, всех принципов работы компании. И естественно, новичок может задать все вопросы, которые у него уже успели возникнуть.
Также в этот период новый сотрудник всегда находится на связи с руководителем, ему ставят задачи, помогают, дают обратную связь.
Регулярные, раз в 1-2 недели переписки с HRD. Ненавязчивые вопросы о том, как дела, все ли ок.
В конце первого месяца: встреча с HRD 1:1 офлайн или по видеосвязи. Обсуждение прошедшего месяца, как идет процесс работы, что получается, что нет, переживания, пожелания. Есть заготовленный список вопросов.
Последующее время, до окончания третьего месяца, также проходят регулярные встречи нового сотрудника со своим руководителем и HRD. Если в этот период кто-то из команды, HRD или руководитель, видят какие-то риски, переживания новичка, они делятся друг с другом данной информацией и общими усилиями стараются разрешить все вопросы, помочь всеми способами новому коллеге, чтобы он почувствовал себя лучше.
Примерно за 7-10 дней до окончания испытательного срока, HRD напоминает об этом всей команде, чтобы руководитель запланировал подведение итогов с новичком. Это важно сделать вовремя, потому что каждый сотрудник ждет фидбек, неважно обещаны какие-то изменения, пересмотры ЗП или нет.
После подведения итогов с руководителем HRD также общается по видеосвязи с новичком, поздравляет, снова задает различные вопросы относительно работы, доволен ли он итогами испытательного срока и тому подобное.
На очередном общем собрании мы представляем нового коллегу (если еще не представляли) и поздравляем с успешным завершением испытательного срока.
Мы описали вкратце, как у нас проходит период адаптации нового сотрудника. Если немного обобщить, то можно выделить основные пункты:
- Подготовка еще ДО первого рабочего дня новичка. На этом этапе новый сотрудник должен получить всю необходимую информацию к первому дню работы
- Первый рабочий день. Новичок должен понимать, что он сейчас должен делать, к кому может обратиться, каковы общие правила компании и работы в ней, также он должен иметь доступ ко всем ресурсам, необходимым для работы.
- Дальнейшие дни до конца испытательного срока. Здесь: понятные задачи, постоянная обратная связь, мониторинг настроя и настроения, поддержка и помощь во всех вопросах от руководителя и HRD.
- Подведение итогов испытательного срока. Фидбек от руководителя, дальнейшие цели. Поздравление, личная встреча с HRD.
